Sáng kiến kinh nghiệm Những thủ thuật hay với Microsoft Excel

của mình với quá nhiều sự "lo xa", cẩn thận quá mức cần thiết, và làm cho nó trở nên phức tạp hơn là nó đáng bị như vậy. Phần mở đầu này sẽ mách cho bạn một số thủ thuật và quy tắc mà nếu bạn làm theo, bạn sẽ thấy chúng rất hiệu quả.
Xin nói thêm, tất cả các "chiêu" được trình bày sau đây, đa phần là viết cho Excel 2010. 
2.3.1 Một số quy tắc khi sử dụng Excel:
Quy tắc 1: Quy tắc 80/20
Có lẽ việc quan trọng nhất khi thực hiện một bảng tính là dành một thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí dữ liệu, tính trước những việc mình cần làm. Và đừng bao giờ nghĩ rằng sau khi hoàn thành, tôi sẽ không cần phải thêm vào đó các dữ liệu hoặc các công thức khác, vì bạn sẽ luôn làm ngược lại. Điều này có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho một bảng tính và khoảng 20% thời gian để thực hiện bảng tính đó. Cho dù rằng, việc này có vẻ không cần thiết với những bảng tính nhỏ, nhưng bảo đảm rằng, nếu bạn quan tâm đến điều tôi vừa nói ở trên, thì về lâu về dài, bạn sẽ tránh được những cực nhọc khi phải cứ phải sửa đi sửa lại bảng tính của mình, và dễ dàng thực hiện được những bảng tính lớn sau khi đã dành cho nó một thời gian để lên kế hoạch thực hiện. Nên nhớ rằng, các bảng tính phải luôn mang lại cho người dùng những thông tin chính xác, chứ không phải là thông tin chỉ chính xác trong một trường hợp nào đó.​
Quy tắc 2: Những mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tính
Một trong những lỗi mà chúng ta hay mắc phải khi tạo một bảng tính, là chúng ta không thiết lập và trình bày dữ liệu "theo cái cách mà Excel và các tính năng của nó mong đợi". Sau đây là một số lỗi phổ biến chúng ta hay mắc phải khi thiết lập một bảng tính:
Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (WorkBook) khác nhau
Bố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (WorkSheet) khác nhau
Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhau
Có những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database)
Bỏ trống những ô có dữ liệu giống nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính, v.v...)
Ba điểm đầu tiên trên đây chỉ muốn nói đến một điều: Bạn nên luôn luôn cố gắng để giữ các mối liên quan giữa các dữ liệu được liên tục trong cùng một bảng dữ liệu. Tôi đã thấy rất nhiều các bảng tính không được trình bày theo cái quy tắc rất đơn giản này, và chính vì vậy, các bảng tính đó không thể tận dụng được tối đa các tính năng mạnh mẽ của Excel như PivotTable, SubTotal... Bạn chỉ có thể sử dụng các tính năng này khi bạn gom hết dữ liệu của bạn vào trong một bảng thật đơn giản.
Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước) mà lại chỉ có 16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Điều này có ý nói rằng, bạn nên thiết lập dữ liệu của mình với các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu có liên quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đề của nó. Nếu như bạn có những dữ liệu được lặp lại hai lần hoặc nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (các ngày tháng, các loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ô đó. Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào có thể. Excel có rất nhiều những công cụ để tìm kiếm và tham chiếu công thức, và một số không nhỏ trong đó, đòi hỏi dữ liệu phải được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý của một số các hàm.​
Quy tắc 3: Những mẹo nhỏ khi định dạng
Ngoài việc thiết kế cấu trúc của bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho nó cũng là một vấn đề cần bàn đến. Mặc dù một bảng tính nên được định dạng sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng chúng ta ít khi nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu quả. Hãy luôn luôn định dạng thật đơn giản. Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng một bảng tính mặc dù không nhất thiết phải làm như vậy, và chính điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Việc thường xuyên áp dụng những định dạng phức tạp cho bảng tính còn làm cho nó tăng kích thước, và cho dù bảng tính của bạn có thể trông giống như một tác phẩm nghệ thuật, nhưng nó lại có thể là một nỗi sợ hãi cho người khác. Một trong những kiểu phối màu tốt nhất mà bạn nên áp dụng cho một bảng tính, là màu đen, màu trắng và màu xám.​
Một gợi ý nữa, là nên bỏ trống vài hàng đầu tiên ở trên cùng (ít nhất là 3 hàng). Những hàng này sẽ được dùng cho những tính năng nâng cao hơn về sau, chẳng hạn như Advanced Filter, hoặc dùng làm vùng điều kiện cho các công thức xử lý dữ liệu (DSUM, DMAX, v.v...)​
Cũng đừng quan tâm đến việc canh lề cho dữ liệu. Theo mặc định, Excel canh phải cho những dữ liệu kiểu số, và canh trái cho những dữ liệu kiểu text. Và đó là điều tốt nhất rồi, đừng thay đổi nó. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề, bạn sẽ có thể không xác định được ngay tức khắc rằng đó là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu text; và nó còn có thể gây nhầm lẫn cho người khác khi tham chiếu đến một ô, vì nhiều khi họ sẽ tưởng rằng dữ liệu trong ô đó là số, nhưng thật ra nó là text. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn sẽ bị nhức đầu với nó sau này. Chỉ có tiêu đề của bảng tính là được hưởng ngoại lệ mà thôi.​
Chỉ định dạng các ô theo kiểu text khi thật sự cần thiết. Bởi vì tất cả những dữ liệu nhập vào trong các ô đã được định dạng trước theo kiểu text sẽ bị chuyển thành dữ liệu kiểu text, ngay cả khi bạn nghĩ rằng cái bạn nhập vào là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu ngày tháng. Và tồi tệ hơn nữa, bất kỳ ô nào chứa công thức tham chiếu đến một ô đã được định dạng theo kiểu text, cũng sẽ bị định dạng thành kiểu text. Nói chung, bạn đâu có muốn những ô chứa công thức lại bị định dạng theo kiểu text, phải không.​
Trộn các ô (merge cells) cũng là một vấn đề. Có một số công thức hoặc macro không thể chạy được với những ô đã được trộn. Cho nên, thay vì trộn ô, bạn hãy dùng chức năng "Center across selection", nằm trong Home ➝ nhóm Alignment. Nhấn vào cái mũi tên ở dưới cùng bên phải, sẽ mở ra hộp thoại Format với tab Alignment được chọn sẵn. Bạn sử dụng thanh trượt dọc của khung Horizontal để chọn Center Across Selection. Hoặc bạn cũng có thể right-click rồi chọn Format Cells từ shortcut menu. Với Excel 2003 trở về trước, bạn mở hộp thoại này từ menu Format ➝ Cells (Ctrl+1).​
Quy tắc 4: Những mẹo nhỏ khi dùng công thức
Một sai lầm rất lớn khi sử dụng công thức là cho nó tham chiếu đến toàn bộ các cột trong mảng dữ liệu. Điều này làm cho Excel phải kiểm tra hàng ngàn ô, nếu không nói là hàng triệu, để chắc chắn không bỏ sót một dữ liệu nào.​
Ví dụ, giả sử bạn có một mảng dữ liệu từ A1 đến H1000, và bạn quyết định sẽ dùng những hàm tìm kiếm của Excel để trích ra những dữ liệu cần thiết. Bởi vì bạn còn phải bổ sung thêm dữ liệu vào mảng này, nên để chắc ăn, bạn tạo tham chiếu trong công thức đến toàn bộ các hàng của các cột trong mảng này. Khi đó, tham chiếu của bạn có thể sẽ là A:H, hoặc cụ thể hơn, là A1:H65536. Bạn nghĩ rằng làm như vậy thì bạn sẽ không lo lắng gì khi thêm dữ liệu vào trong mảng. ​Đó là một thói quen vô cùng tai hại mà bạn phải luôn tránh xa nó. Bởi nó sẽ làm cho bảng tính trở nên ì ạch, thậm chí là không chạy nổi. Bạn vẫn có thể loại bỏ những phần không cần tham chiếu ra khỏi công thức, mà lại bảo đảm được những dữ liệu mới thêm vào sẽ tự động được cập nhật trong tham chiếu của công thức, bằng cách dùng Table (List trong Excel 2003 trở về trước) hoặc sử dụng các Name động.​
Một vấn đề nữa thường xảy ra với những bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, là Excel tính toán rất chậm khi dữ liệu được cập nhật. Để giải quyết vấn đề này, bạn thường được khuyên là hãy chuyển đổi chế độ tính toán của Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office ở góc trái phía trên của bảng tính, rồi chọn Excel Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở về trước, chọn menu Tools ➝ Options ➝ Calculations), rồi chọn Manual
Chọn Manual Caculation với Excel 2007
Chọn Manual Caculation với Excel 2003​
Tuy nhiên, lời khuyên đó thì không hay cho lắm, mà chỉ là mang tính đối phó. Một bảng tính thì bao giờ cũng có những công thức tính toán, nếu bạn đang chạy một bảng tính trong chế độ tính toán Manual, có thể bạn sẽ chỉ có được những thông tin cũ mèm, chưa hề được cập nhật. Nếu muốn có được thông tin chính xác, bạn phải nhấn F9. Nhưng, chắc chắn là không phải lúc nào bạn cũng nhớ điều này! Vậy bạn thử cân nhắc xem: Nếu như cần thắng chân bị kẹt và làm cho chiếc xe hơi của bạn chạy chậm lại, bạn sẽ sửa lại cần thắng chân, hay là gỡ bỏ cái thắng chân rồi tin tưởng hoàn toàn vào cái thắng tay? Nghĩa là, khi bảng tính của bạn chạy chậm, bạn sẽ sửa lại công thức cho nó chạy nhanh hơn, hay là đặt nó vào chế độ tính toán bằng tay rồi cứ thế mà làm tiếp? Hầu như chúng tôi không bao giờ làm điều này, nhưng rất nhiều người đã không ngần ngại đặt bảng tính của họ trong chế độ tính toán Manual. Nếu như bạn thấy rằng cần phải đặt bảng tính của mình trong chế độ tính toán Manual thì mới làm việc được, bạn nên suy nghĩ đến việc thiết kế lại bảng tính.​
Công thức mảng là một trong những nguyên nhân của vấn đề trên. Chúng là một lựa chọn tốt khi tham chiếu đến những ô riêng lẻ. Nhưng nếu bạn dùng chúng để tham chiếu đến những dãy dữ liệu lớn, thì hãy sử dụng chúng càng ít càng tốt. Khi có một số lượng lớn các mảng tham chiếu đến một dãy dữ liệu lớn, hiệu suất của bảng tính sẽ bị ảnh hưởng, đôi khi nó dừng hẳn luôn, và bạn bắt buộc phải dùng chế độ tính toán bằng tay.​
Excel có nhiều hàm chuyên xử lý những dữ liệu lớn thay cho công thức mảng, mà sẽ được đề cập đến trong chiêu thứ 79: Tránh lỗi #VALUE! khi tính tổng (SUM) hoặc đếm (COUNT) các ô. Ngoài ra, trong Excel Help có một số ví dụ rất hay sẽ giúp bạn cách để dùng công thức trên những bảng dữ liệu lớn để trích ra kết quả dựa theo những tiêu chuẩn. Hoặc bạn có thể sử dụng Pivot Table, sẽ được đề cập đến trong phần thứ 4 của loạt bài này. Mặc dù PivotTable thì có vẻ phức tạp khi bạn sử dụng nó lần đầu tiên, nhưng chúng tôi thành thật khuyên bạn hãy học cách sử dụng nó. Một khi bạn đã làm chủ được PivotTable, ngày nào đó bạn sẽ tự hỏi rằng làm sao tôi có thể sống mà không có PivotTable!​
Trước khi kết thúc phần mở đầu, xin nói điều này: Nếu bạn chẳng nhớ được gì (vì tôi nói nhiều quá), bạn chỉ cần nhớ một chuyện thôi: Excel sẽ chạy tốt hơn nếu tất cả các dữ liệu của bạn được xếp liên tục với nhau trong cùng một bảng. Nó sẽ giúp cho bạn thực hành các chiêu sau đây một cách dễ dàng hơn.
2.3.2 Một số thao tác thường dùng trên trang tính
Thao tác 1: Đánh số thứ tự tự động
Cách 1: 
Bước 1: Tại danh sách cần đánh số thứ tự các bạn nhập số thứ tự cần bắt đầuà đánh số vào ô đầu tiên ví dụ là số 1.
Bước 2: Nhấn giữ phím CTRL và rê con trỏ chuột vào góc dưới bên phải ô đầu tiên bạn vừa nhập số đến khi con trỏ chuột chuyển thành dấu + và có một dấu + nhỏ ở phía trên như hình dưới.
Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và kéo con trỏ chuột đến hết danh sách cần đánh số thứ tự.
Cách 2:
Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên mà các bạn muốn bắt đầu đánh số trong danh sách ví dụ bắt đầu từ 1, tiếp theo nhập số thứ hai ở ô tiếp theo ví dụ số 2 (nếu muốn đánh số thứ tự lần lượt tăng dần 1 đơn vị thì các bạn nhập số tiếp theo là 2, nếu muốn đánh số thứ tự tăng dần 2 đơn vị thì các bạn nhập số tiếp theo là 3).
Bước 2:  Kéo con trỏ chuột chọn hai ô mà bạn vừa nhập số và rê con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô số thứ hai để con trỏ chuột xuất hiện dấu +.
Bước 3: Nhấn đúp chuột trái để Excel tự động đánh số thứ tự cho bạn. Kết quả các bạn sẽ được như sau:
: 
Cách 3: Đánh số 1, dùng nút điền kéo xuống tất cả các ô còn lại à chọn Fill Series
Thao tác 2: Điền số ngẫu nhiên
Để tạo ra 1 số ngẫu nhiên trong 1 khoảng (từ số A tới số B) thì chúng ta sử dụng hàm RANDBETWEEN. Cách dùng như sau:
Cấu trúc hàm: RANDBETWEEN(Số đầu, số cuối)
Đặc điểm của hàm RANDBETWEEN:
- Số đầu phải nhỏ hơn số cuối, không giới hạn số âm hay số dương, số có phần thập phân hay không.
- Kết quả luôn là 1 số nguyên.
Thao tác 3: Lọc dữ liệu
Bước 1: Bôi đen toàn bộ dòng tiêu đề đầu tiên của bảng bạn muốn lọc dữ liệu. Click chuột phải để ra bảng tùy chọn, chọn Filter. Ở đây có một danh sách 4 cách lọc cho bạn lựa chọn:
Filter by Selected Cell's Value – Lọc theo giá trị của ô đã chọn
Filter by Selected Cell's Color – Lọc theo màu của ô đã chọn
Filter by Selected Cell's Font Color – Lọc theo phông chữ của ô đã chọn
Filter by Selected Cell's Icon – Lọc theo ký tự của ô đã chọn
Data à Filter: mở tùy chọn lọc, xuất hiện trên mỗi cột
- Tùy theo yêu cầu bài toán, chọn cột, chọn tiêu chuẩn sắp xếp phù hợp
™ Nếu trường lọc điều kiện là kiểu Text:
Equals: Lọc dữ liệu giống với chữ mình chọn.
Does Not Equal: Lọc dữ liệu khác với chữ mình chọn.
Begins With: Lọc dữ liệu bắt đầu giống với chữ mình chọn.
Ends With: Lọc dữ liệu kết thúc giống với chữ mình chọn.
Contains: Lọc dữ liệu có chữ giống với chữ mình chọn.
Does Not Contain: Lọc dữ liệu có chữ khác với chữ mình chọn.
™ Nếu trường lọc điều kiện là kiểu Text:
 Equals: Lọc dữ liệu bằng với con số mình chọn.
 Does Not Equal: Lọc dữ liệu khác với con số mình chọn.
 Greater Than: Lọc dữ liệu lớn hơn con số mình chọn.
 Greather Than Or Equal To: Lọc dữ liệu lớn hơn hoặc bằng con số mình chọn
 Less Than: Lọc dữ liệu nhỏ hơn con số mình chọn.
 Less Than Or Equal To: Lọc dữ liệu nhỏ hơn hoặc bằng con số mình chọn
 Between: Lọc dữ liệu giữa khoảng hai con số mình chọn.
 Top 10: Lọc dữ liệu có giá trị lớn nhất (hoặc nhỏ nhất).
 Above Average: Lọc các dữ liệu có giá trị trên mức trung bình.
 Below Average: Lọc các dữ liệu có giá trị dưới mức trung bình.
Thao tác 4: Tạo danh sách trỏ xuống
Data à Data Validation
Trong 	+ Allow: List
+ Soure: chọn vùng danh sách kéo xuống
VD: Tạo danh sách trỏ xuống cho trường Họ và Tên
Vd: Tìm Điểm Văn theo danh sách kéo thả: sử dụng hàm Vlookup
	Thao tác 5: Tự động căn chỉnh độ rộng cột 
- Chọn cột cần điều chỉnh
- Home à Format, chọn một trong các chức sau:
Row Height: lệnh căn chỉnh chiều cao dòng
AutoFit Row Height: lệnh tự căn chỉnh chiều cao dòng phù hợp với nội dung
Column Width: lệnh căn chỉnh độ rộng cột
AutoFit Column Width: lệnh tự động căn chỉnh độ rộng cột phù hợp với nội dung
Default Width: sử dụng lệnh này khi muốn căn chỉnh độ rộng mặc định cho worksheet hay cả workbook
Chú ý: Để chỉnh tất cả các cột có độ rộng vừa khớp dữ liệu mỗi cộtà Chọn tất cả các cộtà kích đúp chuột vào đường phân cách các cộtà Excel sẽ tự đông điều chỉnh độ rộng các cột vừa khít dữ liệu trong mỗi cột
Tương tự với cách điều chỉnh các hàng
Thao tác 6: Chuyển hàng thành cột
- Chọn vùng dữ liệu cần chuyển đổi thành cộtà Copy
- Nháy chọn 1 ô à Paste Specialà Đánh dấu tích vào Transpose
Thao tác 7: Xóa dữ liệu trùng nhau: Xóa những record trùng nhau
- Đặt con trỏ vào 1 ô bất kì trong bảng dữ liệu
- Dataà Remove Duplicates
- Chọn những trường nếu trùng nhau sẽ xóa
	Thao tác 8: Định dạng có điều kiện
Vd 1: Điểm Toán>5 màu Đỏ, ngược lại màu Xanh
Vd 2: Xếp loại Giỏi màu Hồng, ngược lại màu Xanh
Bước 1: Chọn cột cần định dạng
Bước 2: Formatà Conditional Formatting
- Highlight Cells Rules à Text than Contains
Vd 3: Tô màu nền cách dòng
Bước 1: Chọn vùng ô cần định dạng (đương nhiên rồi)
Bước 2: Mở bảng điều khiển Định dạng có điều kiện để nhập công thức định dạng
Bước 3: Nhập công thức để xác định điều kiện, chọn màu nền và nhấn OK
1. Tô màu các ô thuộc dòng lẻ: =Mod(Row(),2)
2. Tô màu các ô thuộc dòng chẵn: =Mod(Row(),2)=0
2.3.3 Một số tuyệt chiêu xử lí hay trên trang tính
Chiêu thứ 1: Tùy biến cửa sổ làm việc của bảng tính
Excel cho phép hiển thị đồng thời nhiều bảng tính và cho phép tùy biến cách hiển thị và sắp xếp chúng. Sau khi thiết lập các tùy biến, chúng ta có thể lưu thành một tập tin workspace (không gian làm việc) .xlw để sử dụng lại sau này.
​ Windows à View à Arrange All 
​
Nếu chọn kiểu sắp xếp Tiled (lát gạch) thì các cửa sổ làm việc của bảng tính như hình sau:​
Nếu chọn kiểu sắp xếp Horizontal (nằm ngang) thì các bảng tính sẽ xếp chồng lên nhau như hình minh họa sau:​
Nếu chọn kiểu Vertical (thẳng đứng) thì các bảng tính được sắp xếp nằm cạnh nhau như sau:​
Nếu chọn kiểu Cascade (thác nước) thì các bảng tính sẽ xếp đè lên nhau như hình minh họa sau​
​Kiểu 1
​​ Kiểu 2
Chiêu thứ 2: Ẩn sheet sao cho người dùng không thể dùng lệnh unhide để hiện ra
Đôi khi bạn có những thông tin trên 1 sheet nào đó và bạn không muốn người dùng đọc được. Bạn muốn có 1 khu vực (có thể là 1 sheet) ghi chép những dữ liệu, công thức, những chi tiết vụn vặt và không muốn cho ai nhìn thấy.
Cách 1: View ➝ đánh dấu tích vào mục Hide
nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn làm cách khác để người dùng không thể chọn View ➝ Unhide trong mục chọn Window
Cách 2: Vào Developer ➝Visual Basic hoặc nhấn Alt-F11 để vào trang soạn thảo VBE
Chọn tên sheet nào bạn muốn dấu, mở khung Property bằng cách vào menu View – Property Window (hoặc nhấn F4). Chọn tab Alphabetic, tìm dòng Visible và chọn 2- xlsSheetVeryHidden. Nhấn Alt-Q để trở về trang tính Excel, lưu sự thay đổi này. Sheet của bạn sẽ chẳng bao giờ có thể thấy được bằng cách thông thường trên menu View – Unhide hay Format – Sgeet – Unhide.
Để thấy trở lại, bạn phải vào chỗ cũ, chọn lại -1 – xlSheetVisible
Chiêu thứ 3: Tạo chỉ mục( liên kết) cho các Sheet trong Workbook
Bằng cách sử dụng một chỉ mục các trang tính sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng điều hướng trong bảng tính, chỉ bằng một cú nhấp chuột sẽ đưa bạn đến chính xác nơi bạn muốn đến mà không lo bị nhầm lẫn
vào Insert | chọn Hyperlink 
Chọn Place in This Document và chọn tên Sheet muốn kết nối tới. Nhấn nút OK để hoàn tất.
Chiêu thứ 4: Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức
 Chiêu này giúp bạn cho phép người khác thay đổi các ô có chứa dữ liệu, nhưng cấm họ thay đổi các ô chứa công thức. Bạn cũng có thể bảo vệ các ô có chứa công thức mà không cần phải bảo vệ toàn bộ trang tính của bạn.
Chọn toàn bộ bảng tính, bằng cách nhấn Ctrl+A, hoặc nhấn vào cái ô vuông nằm ở giao điểm của cột A và hàng 1. Rồi nhấn nút phải chuột và chọn Format Cells, rồi trong tab Protection, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Locked, rồi nhấn OK:​​
Sau đó, bạn chọn đại một ô nào đó, chọn Home ➝ Find & Select ➝ Go To Special 
​
Trong hộp thoại đó, bạn nhấn vào tùy chọn Formulas, và nếu cần thiết thì chọn hoặc không chọn thêm 4 ô nhỏ ở dưới (liệt kê các loại công thức, mặc định thì cả 4 ô này đều được chọn), và nhấn OK. Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells đã nói ở trên, nhưng lần này thì bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, và nếu bạn thích ẩn luôn công thức (không cho thấy) thì đánh dấu vào tùy chọn Hidden, nhấn OK.​
Việc cuối cùng là Protect bảng tính: Chọn Home trên Ribbon, nhấn vào Format trong nhóm Cells, rồi nhấn vào Protect Sheet...; hoặc chọn Review trên Ribbon, rồi nhấn vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]: ​
Bước 1​
Bước 2
Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Select locked cells, chỉ cho phép Select unlocked cells (chọn những ô không khóa), và nhập vào một password, nếu cần thiết:​
2.3.4. Phương pháp sử dụng và xử lí Hàm thành thạo
Phương pháp 1: Nắm thật kĩ công dụng và cú pháp nhiều hàm thông dụng
Hàm trong Excel là hàm được lập trình sẵn dùng để tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ tiết kiệm thời gian, và mang lại độ chính xác cao.
Hàm trong Excel là một trong các vấn đề rất là quan trọng. Khi bắt đầu một công việc mới ai cũng gặp không ít khó khăn, với tính kiên trì chịu khó học hỏi tin chắc rằng bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. Excel cũng vậy việc đầu tiên mình khuyên là các bạn hãy cố tìm hiểu, hiểu sâu, hiểu đúng các hàm trong excel.
Bảng tính điện tử chức năng chính là dùng để tính toán, với các em học nghề thì các em phải biết tính toán những phép tính toán đơn giản. Để thực hiện tốt các phép tính ở các bài thực hành thì các em phải nắm rõ cú pháp và chức năng của các hàm. Có nhiều hàm nhưng cú pháp của các hàm lại có điểm chung như sau:
=tên hàm(a,b,c,...)	(1)
Với mỗi hàm cần tính ta chỉ cần thay tên hàm vào (1). 
Cách nhập hàm hoặc công thức:
	B1: Chọn ô cần nhập
	B2: Gõ dấu "="
	B3: Nhập hàm (công thức)
	B4: Enter (hoặc nháy nút 
Ví dụ như ta dạy tiết lí thuyết bài 20: " SỬ DỤNG HÀM