Đề tài Ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ – học bạ học sinh nghỉ - bỏ học bằng phần mềm quản lý Microsoft Access

ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO VIỆC QUẢN LÝ 
HỒ SƠ – HỌC BẠ HỌC SINH NGHỈ - BỎ HỌC
 BẰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ MICROSOFT ACCESS
–{—
VẤN ĐỀ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:
NỘI DUNG, CÁCH THỰC HIỆN VIỆC QUẢN LÝ 
HỒ SƠ – HỌC BẠ HỌC SINH NGHỈ - BỎ HỌC BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT ACCESS:
Thuận lợi:
Khó khăn
Phát họa mô hình liên kết các nguồn dữ liệu:
Soạn thảo chương trình quản lý hồ sơ – học bạ bằng phần mềm Microsoft Access :
KẾT LUẬN:
KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 
BÀI HỌC KINH NGHIỆM:
ĐẶT VẤN ĐỀ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:
Việc quản lý hồ sơ – học bạ học sinh dòi hỏi người quản lý hồ sơ phải cần cù, siêng năng và biết cách sắp xếp, quản lý hồ sơ học bạ một cách khoa học ngăn nắp, tránh xãy ra việc thất lạc hay làm mất nhiều thời gian khi Phụ Huynh đến liên hệ rút hồ sơ học bạ.
Vào ngành giáo dục vào đầu năm học 2006 – 2007, với chức vụ là Văn thư ngoài việc quản lý công văn đi, đến cho đến việc soạn thảo văn bản, thống kê báo cáo. Tôi còn quản lý lưu trữ các loại hồ sơ của Giáo viên, học bạ học sinh đối với hồ sơ học bạ các học sinh đang học thì công việc quản lý lưu trữ cũng tương đối dễ dàng vì học bạ được sắp xếp theo từng khối, lớp của từng năm học. Riêng số hồ sơ học bạ của các học sinh đã nghỉ - bỏ học được lưu trữ qua nhiều năm thậm chí còn số lượng lớn học bạ học sinh đã trên 20 năm mà vẫn còn phụ huynh liên hệ đến rút hồ sơ. Vì vậy việc quản lý số hồ sơ học bạ trên gặp rất nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian đị lại cho Phụ huynh vì phải hẹn một vài ngày để tìm hồ sơ nhiều khi thất lạc không tìm được. 
Qua hai năm học làm công tác văn thư, công việc quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ của các học sinh đã nghỉ - bỏ học là công việc làm tôi trân trở nhất vì mỏi khi có Phu huynh đến rút học bạ nhất là những học bạ đã quá củ, lâu năm thì vừa mất thời gian mà không biết được chúng còn hay đã thất lạc.
Được đào tạo, nắm vững tương đối tốt về lĩnh vực công nghệ thông tin . Với “Ứng dụng phần mềm MICRSOFT ACCSESS tôi quyết tâm đưa ứng dụng tin học vào công việc quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ của các học sinh.
NỘI DUNG, CÁCH THỰC HIỆN VIỆC QUẢN LÝ 
HỒ SƠ – HỌC BẠ HỌC SINH NGHỈ - BỎ HỌC BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT ACCESS:
Thuận lợi:
- Được sự quan tâm của Ngành, của Sở Giáo Dục vào đào tạo Bình Dương , Phòng Giáo Dục – Đào Tạo Dĩ An, Ban Giám Hiệu nhà trường . Nên trường tôi được trang bị một số máy Vi tính và máy in để sử dụng riêng cho bộ phận văn phòng nên thuận tiện soạn thảo phần mềm Quản lý hồ sơ học bạ.
- Trường THCS Bình An được xây dựng lại hoàn toàn mới theo dạng chuẩn Quốc gia nên có cả một phòng lưu trữ hồ sơ học bạ với đầy đủ các kệ tủ đựng hồ sơ.
Bản thân tôi đã được học và biết sử dụng những phần mềm lập trình cơ bản, áp dụng thực tế vào công việc mình đảm trách.
Bên cạnh đó thầy cô , các anh chị đồng nghiệp luôn tạo điều kiện giúp đở tôi trong việc di dời, sắp xếp các hồ sơ học bạ theo trình tự được quy định trong phần mềm quản lý học bạ.
Khó khăn
- Trường THCS Bình An là một trường có tiền thân lâu đời từ Trường phổ thông cấp I, II Bình An, về sau di dời về địa điểm mới thành lập Trường THCS Bình An. Từ đó đến nay đã qua trên 20 năm nên số lượng hồ sơ học bạ của học sinh nghỉ - bỏ học được lưu trữ rất nhiều. 
- Trong hai năm học gần đây từ năm 2006 đến năm 2008, trường THCS Bình An được xây dựng mới hoàn toàn, với kiểu thi công cuốn chiếu, vừa đảm bảo việc thi công xây dựng trường theo hạn định, vừa không gián đoạn việc học tập của học sinh. 
Do đó phải di dời toàn bộ khối văn phòng, lớp học từ cơ sở tạm này đến cơ sở tạm khác gây rất nhiều khó khăn trong việc sắp xếp hồ sơ học bạ.
Các bước thực hiện phần mềm quản lý, lưu trữ số hồ sơ 
học bạ của các học sinh đã nghỉ - bỏ học
Bước 1: Phát họa mô hình liên kết dữ liệu:
Qua hai năm kinh nghiệm về việc sắp xếp hồ sơ học bạ. Tội Phát họa mô hình liên kết dữ liệu như sau (xem hình 1)
(Hình 1: Mô hình liên kết giữa các nguồn dữ liệu)
Mô hình liên kết có tất cả ba Table (bảng) được diễn giải như sau:
* Table DM_PHONG_HO_SO (Danh mục phòng hồ sơ). Dùng để phân loại các ngăn, tủ chứa các hồ sơ học bạ học sinh nghỉ - bỏ học theo năm nghỉ học (mỗi năm các hồ sơ được sắp xếp trong một ngăn hố sơ)
* Table DANH_SACH_HO_SO (Danh sách hồ sơ). 
Dùng để lưu trữ các thông tin dữ liệu được ghi trong mỗi hồ sơ, được liên kết với Table DM_PHONG_HO_SO qua Field năm nghỉ học để khi cần tìm hồ sơ học sinh nào thì nắm được vị trí hồ sơ học sinh đó để ở đâu.
* Table CT_RUT_HO_SO (Chi tiết rút hồ sơ). 
Dùng để lưu trữ các thông tin dữ liệu khi có Phụ huynh đến rút hồ sơ, được liên kết với Table DANH_SACH_HO_SO qua Field Mã hồ sơ để biết được hồ sơ đã được Phụ huynh rút hay chưa
	Sau khi phát họa mô hình liên kết các nguồn dữ liệu. Tôi tiến hành thực hiện soạn thảo chương trình quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ của các học sinh đã nghỉ - bỏ học bằng phần mềm Microsoft Access.
Bước 2: thiết kế chương trình quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ của các học sinh đã nghỉ - bỏ học bằng phần mềm Microsoft Access
Đầu tiên tôi tạo một File Access đặc tên là “QL_HOC_BA”.
Phần Table tôi tạo và khai báo lần lượt các Table sau:
Table DM_PHONG_HO_SO (Danh mục phòng hồ sơ), bao gồm các Field được tạo và diễn giải ở phần cấu trúc Table là (xem hình 2):
Diễn giải ý nghĩa của Field 
quy định dữ liệu trong Field
Tên Field
(tên tiêu đề cột)
(Hình 2: Cấu trúc Table Danh mục phòng hồ sơ)
Phần nội dung dữ liệu được lưu trữ như sau (xem hình 3):
(Hình 3: Phần dữ liệu được lưu trữ trong Table Danh mục phòng hồ sơ)
Table DANH_SACH_HO_SO (Danh sách hồ sơ), bao gồm các Field được tạo và diễn giải ở phần cấu trúc Table là (xem hình 4):
(Hình 4: Cấu trúc Table Danh sách hồ sơ)
Phần nội dung dữ liệu được lưu trữ như sau (xem hình 5):
(Hình 5: Phần dữ liệu được lưu trữ trong Table Danh sách hồ sơ)
Table CT_RUT_HO_SO (Chi tiết rút hồ sơ), bao gồm các Field được tạo và diễn giải ở phần cấu trúc Table là 
(xem hình 6):
(Hình 6: Cấu trúc Table Chi tiết rút hồ sơ)
Phần dữ liệu được cập nhật như sau (xem hình 7):
(Hình 7: Phần dữ liệu được lưu trữ trong Table Chi tiết rút hồ sơ)
Sau khi tạo lập 3 Table xong tôi tiến hành thiết lập mối quan hệ liên kết theo mô hình đã phát họa như trên, sau đó tiến hành tạo một số Form (Mẫu nhập dữ liệu) dùng cập nhật, truy xuất các thông tin theo từng nhu cầu.
Phần Form (Mẫu nhập dữ liệu) tôi tạo các Form như sau:
Form MAU_NHAP_HO_SO: Là dạng Form chính-phụ gồm hai Form gộp chung lại với nhau thành một form. Form chính có nguồn từ Table DM_PHONG_HO_SO (Danh mục phòng hồ sơ), Form phụ có nguồn từ Table DANH_SACH_HO_SO (Danh sách hồ sơ). Dùng để cập nhật hồ sơ học bạ học sinh nghỉ - bỏ học hoặc xem các hồ sơ theo từng năm (xem hình 8). Do hai Form nay có sự liên kết với nhau nên khi xem năm học nào thì các hồ sơ nằm trong ngăn năm học đó xuất hiện tương ứng. Form được thiết kế đơn giản, được việt hóa và có các nút điều khiển giúp người sử dụng dễ dàng cập nhập hoặc xem các thông tin. Các dữ liệu khi nhập từ form này được chia ra thành hai nguồn và lưu trữ vào hai Table DM_PHONG_HO_SO và Table DANH_SACH_HO_SO.
(Hình 8: Mẫu nhập hồ sơ – học bạ học sinh nghỉ - bổ học)
Form MAU_TIM_HO_SO (Mẫu tìm hồ sơ): Được thiết kế liên kết với Form KET_QUA_TIM_HO_SO (Kết quả tìm hồ sơ) thông qua hai biến (tham số truyền Parameters) trong Query NGUON_KET_QUA (Nguồn kết quả) là Query được tạo ra làm nguồn cho form KET_QUA_TIM_HO_SO. Nguyên lý hoạt động của hai Form này như sau: Khi Phụ huynh đến rút hồ sơ, tôi nhập thông tin cần tìm là (Họ và tên học sinh, ngày sinh) vào hai Combo box họ tên học sinh và ngày sinh rồi Click chuột vào nút xem kết quả (xem hình 9).
(Hình 9 Form Mẫu tìm hồ sơ)
Nguồn dữ liệu làm điều kiện tìm sẽ đươc truyền vào hai biến (tham số truyền Parameters) trong Query Nguồn kết quả (xem hình 10) và được hiển thị thông qua Form Kết quả tìm hồ sơ (xem hình 11).
Hai tham số truyền điều kiện (Parameters)
(Hình 10 Query Nguồn kết quả và hình 11 Form kết quả tìm hồ sơ)
Trong Form Kết quả tìm hồ sơ, tôi có tạo nút nhấn Mở Form MAU_RUT_HO_SO (Mẫu rút hồ sơ), khi nhấn vào nút này thì form mẫu rút hồ sơ được mở ra nó được liên kết với form Kết quả tìm hồ sơ rất thuận lợi trong việc nhập dữ liệu và cũng để kiểm tra hồ sơ đó đã có Phụ huynh rút hay chưa (xem hình 12).
(Hình 12 Mẫu rút hồ sơ – học bạ)
Tôi còn thiết kế một mẫu DON_RUT_HO_SO (đơn rút xin rút hồ sơ) bằng Report nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho Phụ huynh đến liên hệ rút hồ sơ. Mẫu đơn này được liên kết với form mẫu rút hồ sơ – học bạ thông qua nút nhấn in đơn rút hồ sơ, mẫu đơn được thiết kế nhỏ gọn phân nữa tờ giấy A4 nên tiết kiệm được một phần giấy in (xem hình 13).
(Hình 13: Mẫu đơn xin rút hồ sơ- học bạ)
Sau cùng khi đã gần hoàn tất việc thiết kế, tôi tạo một form quản lý bằng Menu với giao diện được việt hóa dùng để điều khiển đóng, mở các mẫu nhập dữ liệu, cũng như kiểm tra các nguồn lưu trữ thông tin. Form được cài chế độ tự động mở khi tập tin Access được mở ra (xem hình 14).
Cả hai Form trên đều được việt hóa, có các nút điều khiển, nút in công văn giúp chúng ta dễ dàng sử dụng, in ấn hoặc 
Khi các phần đã được thiết kế xong tôi tạo thêm một Form Sổ 
(Hình 14: Form quản lý hồ sơ – học bạ học sinh)
KẾT LUẬN:
Phần mềm quản lý hồ sơ – học bạ của Access do tôi thiết kế tương đối nhỏ gọn dung lượng khoảng 19Mb các mẫu nhập và truy suất dữ liệu được việt hóa giúp người dùng hiểu và sử dụng dễ dàng. Phần mềm quản lý hồ sơ – học bạ được thiết kế hoàn toàn dựa vào ứng dụng phần mềm Microsoft Access, không dùng các ngôn ngữ lập trình nên chỉ cần cơ bản học qua Access là có thể làm và sử dụng được ngay.
Kết quả đạt được:
Bài học kinh nghiệm:
Qua thực tế công việc tôi đã tích lũy được một số kinh nghiệm sau : 
Hàng ngày phải thường xuyên theo dõi cập nhật hồ, công văn , báo cáo trên máy , tránh trường hợp hai ba ngày mới cập nhật một lần làm như vậy công việc sẽ bị đình trễ ảnh hưởng đến các bộ phận, đến nhà trường , Phòng Giáo Dục.
Khi có công văn khẩn phải báo ngay cho Ban giám Hiệu, bộ phận có liên quan để triển khai kịp thời gian quy định.
Luôn tận tụy, chịu khó với công việc của mình đang có . Tập cho mình thói quen hàng ngày khi đến nơi làm việc, việc đầu tiên phải làm là mở máy vi tính lên để kiểm tra xem ngày hôn đó có báo cáo gì không, bộ phận nào phải thực hiện báo cáo đó .
Với ứng dụng trên tôi mong rằng nhận được sự góp ý , sổ sung để cho sáng kiến này được hòan thiện hơn và được áp dụng trong phạm vi rộng .
Trên đây là một số kinh nghiệm mà tôi đã đúc kết được qua quá trình làm việc. Tôi cảm nhận được rằng chiếc máy vi tính là cánh tay đắc lực, là người bạn đồng hành giúp tôi làm việc đạt kết quả tốt trong suốt thời gian qua . 
	Người Viết
	Huỳnh Thị Ngọc MinhNhận xét của cấp trên:
Nhận xét của cấp trên:
Nhận xét của cấp trên: