Mánh khóe khi soạn và trình chiếu powerpoint

MÁNH KHÓE
KHI SOẠN VÀ TRÌNH CHIẾU POWERPOINT
1.Cho hình ảnh nằm giữa văn bản:
a/Ví dụ:trong một Slide:
b/cách thực hiện:
-Bạn đưa hình vào văn bản --> chỉnh hình --> click phải vào hình và chọn Send to Back. Lúc bấy giờ chữ đè lên hình. Bạn nhấp Phím cách (phím dài) để tăng khoảng cách giữa các từ đè lên hình cho đến khi ra ngoài hình ảnh.
2.Tạo nhạc đệm trong suốt nhiều slide khác nhau với PowerPoint
Thông thường khi lồng nhạc đệm vào các slide của PowerPoint, bạn chỉ có thể lồng vào mỗi slide một bản nhạc, khi chuyển qua slide khác, bản nhạc đó sẽ chơi lại từ đầu. Nếu muốn, bạn có thể nhúng một bài hát vào nhiều slide khác nhau, bài này sẽ được chơi như một phần nhạc đệm và không ảnh hưởng gì tới việc thay đổi các slide của bạn.
- Bạn vào menu Insert\ Movies And Sounds để nhúng một file nhạc vào slide đầu tiên.
- Nhấn chuột phải vào hình cái loa trên slide đó, chọn Custom Animation. Một cửa sổ mới xuất hiện.
- Trong phần này, bạn sẽ nhìn thấy tên bài hát vừa nhúng, nhấn chuột phải vào, chọn Effect Options.
- Nhấn vào thẻ Effect. Trong phần Start playing, bạn đánh dấu chọn From beginning. Trong phần Stop Playing, chọn Affter... Slides và gõ số slide bạn muốn bài hát đó làm nhạc đệm vào.
- Nhấn vào thẻ Timing. Chọn mục Affter Previous trong phần Start, trong phần Repeat, chọn mục Until end of slide.
- Nhấn OK.
Chèn bảng Excel vào PowerPoint
3.Để chèn một bảng tính Excel vừa vặn vào một trang PowerPoint, bạn làm theo các bước sau: 
1. Trong bảng tính Excel, sau khi đã hoàn tất việc chỉnh sửa các nội dung, đánh dấu phần nội dung muốn chèn, chọn Edit - Copy.
2. Tạo một slide mới, sau đó chọn Edit - Paste Special - Picture (Enhanced Matafile) và nhấn OK. Bạn sẽ thấy bảng Excel nằm trọn vẹn và vừa vặn trong slide.
Tại sao phải làm nhiều thế à? Đơn giản thôi, vì nếu bạn làm theo kiểu Copy - Paste thông thường, bạn sẽ chỉ nhìn thấy một vài ô Excel trong slide PowerPoint mà thôi!
Tuy nhiên, vì đã định lại bảng Excel thành dạng Picture (Enhanced Metafile), nên bạn không thể hiệu chỉnh nội dung của phần chèn vào theo dạng Excel nữa, mà chỉ có thể hiệu chỉnh nó theo dạng hình ảnh bằng các trình sửa ảnh mà thôi. Nghĩa là, nếu có thay đổi gì trên bảng Excel nguyên gốc, bạn phải thực hiện lại hai thao tác đầu bài. Chuyện nhỏ! Bạn đã thuần thục rồi mà , đúng không?
4.Thay đổi Font chữ hàng loạt
Bạn muốn thay đổi font chữ mà bạn đã chọn cho cả slide thuyết trình của mình mà không phải mất công thực hiện thao tác này cho từng trang? Tất cả những gì bạn phải làm là nhấn vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Replace ở tab Home, chọn Replace Fonts và chọn font chữ mà bạn cần thay đổi.
5. Chọn phiên bản Powerpoint nào?
Một trong những tai nạn đáng tiếc nhất với những file PowerPoint nói riêng và Microsoft Office nói chung đó là việc bạn không thể mở file lên chỉ vì khác phiên bản. Như các bạn đều biết, giữa phiên bản Office 2003 về trước và 2007 về sau có rất nhiều sự thay đổi, mà thay đổi lớn nhất nằm ở định dạng của văn bản. Chúng ta có thể dễ dàng nhận ra điều này ở đuôi của file, chẳng hạn như file .doc và file .docx. Vấn đề nằm ở chỗ trong khi những phiên bản Office 2007 trở về sau có thể đọc được cả định dạng mới và cũ, thì những phiên bản từ 2003 trở về trước không thể đọc được những file mới.
Nhằm tránh xảy ra tình trạng đáng tiếc này, cách tốt nhất là bạn hãy cẩn thận lưu cả hai định dạng mới và cũ. Ngoài ra, để PowerPoint có thể lưu slide của bạn mặc định ở định dạng cũ, bạn có thể vào Option của PowerPoint (Office > Powerpoint Option ở PowerPoint 2007 hoặc File > Option ở PowerPoint 2010), chọn Save. Ở dòng Save file in this format, bạn chọn PowerPoint 97 – 2003.
6. Màu chữ không rõ ràng khi dùng máy chiếu
Khi phải trình chiếu slide của bạn thông qua máy chiếu, đặc biệt là những máy chiếu có chất lượng thấp, điều bạn phải chấp nhận là màu sắc hiển thị không thể hoàn hảo như trên màn hình máy tính, chưa kể đến những tác động tiêu cực do ánh sáng môi trường. Chính những điều đó có thể gây ra tình trạng chữ khó đọc do hòa lẫn vào màu nền.
Để tránh tình trạng này xảy ra, cách tốt nhất là bạn nên chọn những cặp màu font – nền có tính tương phản cao và dễ chịu cho mắt người xem. Tiêu biểu là bốn cặp màu: trắng – đen, đỏ - xanh da trời, xanh lá – hồng và xanh dương – vàng.
7.Font chữ bị thay đổi khi trình chiếu trên máy tính khác
Mất cả một khoảng thời gian rất lâu để chọn lựa font và màu sắc phù hợp cho slide thuyết trình của mình, nhưng khi mở bằng một máy tính khác, bạn bất chợt nhận ra đây không phải là font mà mình đã chọn. Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến thẩm mỹ của slide thuyết trình mà còn kéo theo cả những rắc rối về mặt trình bày, chẳng hạn như việc đặt hình vào giữa chữ được đề cập ở trên.
Để tránh gặp phải trường hợp này, cách tốt nhất khi lưu một slide thuyết trình, bạn nên nhúng cả những font chữ bạn đã dùng trong quá trình thiết kế slide, bằng cách vào mục Option của PowerPoint, chọn Save và đánh dấu chọn cho mục Embed fonts in the file.
8.File âm thanh trên slide không nghe được
Cũng như font, những file audio kèm theo slide thuyết trình của bạn cũng là những thứ có thể biến mất nếu bạn không cẩn thận khi mang slide sang máy tính khác. Tuy nhiên khác với font, để giải quyết vấn đề này, bạn không chỉ đơn thuần là nhúng file âm thanh đó vào slide, bởi với mỗi phiên bản PowerPoint khác nhau đều có những cách thức chèn file âm thanh khác nhau, vì thế khi bạn nhúng một file âm thanh trong một slide PowerPoint 2010 thì ngay cả PowerPoint 2007 cũng có thể không đọc được.
Cách tốt nhất để mang một file âm thanh vào slide thuyết trình đó chính là link trực tiếp đến file âm thanh đó thay vì nhúng vào slide. Để làm việc này, trước tiên bạn phải tạo một folder chứa cả slide và những file âm thanh bạn dùng. Với PowerPoint 2007, vào phần PowerPoint Option, chọn mục Advanced, kéo xuống phần Save, tại mục Link sound with file size greater than, bạn hãy chỉnh sao cho thông số này nhỏ hơn dung lượng file audio nhỏ nhất của bạn. Khác với PowerPoint 2007, phiên bản 2010 không có tùy chọn này, vì vậy mỗi khi chèn một file âm thanh, trong bảng Insert Audio, bạn chọn file mình cần bằng cách click chuột vào file đó, vào menu Insert nằm ở góc dưới bên phải của bảng và chọn Link to File. Từ đây, mỗi khi muốn di chuyển slide thuyết trình của mình, bạn chỉ việc copy cả một thư mục đi thì chắc chắn sẽ không xảy ra trường hợp thất lạc file âm thanh nữa.
Sưu tầm