Giáo trình môn soạn thảo văn bản điện tử - Phần 1: Microsoft Word

Phần 1
Microsoft WORD
1.1.Các thao tác cơ bản
1.2.Định dạng văn bản 
1.3.Lập bảng biểu (Table)
1.Tạo một bảng mới 
Để tạo một bảng mới ta có thể sử dụng một trong ba cách sau:
Cách 1 :
Đưa con trỏ nhập đến vị trí cần tạo bảng.
Vào thẻ Insert | Table .
Drag để chọn số cột và số dòng, và tạo bảng.
Cách 2 :
Đưa con trỏ nhập đến vị trí cần tạo bảng.
Vào thẻ Insert | Table | Insert Table
Xuất hiện hộp thoại Insert Table:
Trong hộp thoại Insert Table, xác định các thông số cho bảng:
Hộp Number of columns: xác định số cột cho bảng.
Hộp Number of rows: xác định số hàng cho bảng.
Hộp Fixed column with: xác định chiều rộng cho các cột. Có thể chọn Auto để Word tự động điều chỉnh giá trị này.
Click nút OK để chấp nhận tạo bảng với thông số vừa xác định.
Cách 3 :
Đưa con trỏ nhập đến vị trí cần tạo bảng.
Vào thẻ Insert | Table | Draw Table. Xuất hiện cây bút, bạn tiến hành kẻ bảng
2. Các thao tác trên bảng 
a. Nhập và di chuyển con trỏ nhập trên bảng: 
- Để nhập ký tự và chữ trên bảng, đưa con trỏ nhập vào ô cần nhập, sau đó gõ các ký tự vào. 
- Sau khi gõ các ký tự vào bảng có thể tiến hành định dạng ký tự với các thao tác giống như trên văn bản.
- Di chuyển con trỏ nhập trong bảng: 
+ Dùng phím ­ hay ¯ để lên hay xuống một dòng; 
+ Nhấn Tab hay Shift + Tab để sang phải hay sang trái một cột
+ Nhấn Alt + Home hay Alt + End để đến ô đầu tiên hay ô cuối cùng của dòng hiện tại
+ Nhấn Alt + PgUp hay Alt + PgDn để đến ô đầu tiên hay ô cuối cùng của cột hiện tại.
- Nếu muốn nhập phím Tab trong một ô phải gõ Ctrl + Tab.
- Có thể trình bày dữ liệu trong ô theo chiều đứng bằng cách vào thẻ Format | Text Direction. Chọn kiểu hiển thị trong khung Orientation.
b. Đánh dấu chọn các ô trên bảng:
- Chọn một ô: Đưa con trỏ nhập đến ô muốn chọn, rồi vào thẻ Layout | Select | Select Cell hoặc đưa chuột đến mép trái của ô cho đến khi trỏ chuột chuyển sang hình thì click.
- Chọn nhiều ô: Đưa con trỏ nhập đến ô đầu tiên muốn chọn, drag đến ô cuối.
- Chọn hàng: Đưa con trỏ nhập đến hàng muốn chọn rồi vào thẻ Layout | Select | Select Row, hoặc đưa chuột đến lề trái của hàng cho đến khi trỏ chuột chuyển sang hình thì click, và drag xuống hay lên để chọn nhiều hàng.
- Chọn cột: Đưa con trỏ nhập đến cột muốn chọn rồi vào thẻ Layout | Select | Select Column, hoặc đưa chuột đến mép trên của cột cho đến khi trỏ chuột chuyển sang hình thì click, và drag qua phải hay qua trái để chọn nhiều cột.
- Chọn cả bảng: Đưa con trỏ nhập đến ô bất kỳ trong bảng, vào thẻ Layout | Select | Select Table, hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+Shift+5 (trên phần bàn phím số).
c. Chèn thêm hàng, cột vào bảng: 
- Chèn một hàng duy nhất vào cuối bảng: Đặt con trỏ nhập vào ô cuối cùng của bảng và nhấn phím Tab. 	
- Chèn thêm hàng vào bảng: Thực hiện theo 1 trong hai cách sau.
+ Đặt con trỏ nhập vào vị trí muốn chèn hàng nhấn chuột phải chọn Insert | Chọn một trong 2 hộp thoại Insert Rows Above hoặc Insert Rows Below.
+ Đặt con trỏ nhập vào vị trí muốn chèn hàng chọn thẻ Layout | Insert Above hoặc Insert Below.
- Chèn thêm các cột vào bảng: Thực hiện theo 1 trong hai cách sau.
+Lựa chọn các cột đã có sẵn, nhấn chuột phải chọn Insert | Chọn một trong 2 hộp thoại Columns to the Left hoặc Columns to the Right.
+ Lựa chọn các cột đã có sẵn chọn thẻ Layout | Insert Left hoặc Insert Right.
d. Hủy bỏ hàng, cột trong bảng:
- Chọn các hàng/cột muốn hủy bỏ. 	
- Nhấn chuột phải chọn Delete Rows để hủy bỏ hàng, Delete Columns để hủy bỏ cột, Delete Cells để hủy bỏ ô.
e. Nhập nhiều ô thành một ô:
- Chọn các ô muốn nhập chung. 	
- Vào thẻ Layout | Merge cells, hay Right Click và chọn 
f. Tách một ô thành nhiều ô, một bảng thành nhiều bảng:
- Đưa con trỏ nhập vào ô, bảng muốn tách. 	
- Vào thẻ Layout | Split cells/ Split table, hay Right Click và chọn 
Number of columns : xác định ô được tách ra mấy cột.
Number of rows : xác định ô được tách ra mấy hàng.
- Click nút OK để hoàn tất thao tác tách ô.
g. Thay đổi kích thước của cột và hàng: Sau khi tạo bảng, ta có thể chỉnh sửa lại chiều rộng của cột và chiều cao của hàng như sau:
- Đánh dấu chọn một hay nhiều cột (hoặc một hay nhiều hàng).
- Đưa trỏ chuột đến đường phân cách của cột (hoặc hàng) cần thay đổi cho đến khi trỏ chuột đổi sang hình (hoặc hình ).
- Drag để thay đổi kích thước của cột (hay hàng) cho đến khi đạt được kích thước vừa ý.
3. Tạo tiêu đề cho bảng
Trường hợp văn bản có chứa một bảng thể hiện trên nhiều trang, ta thường tạo tiêu đề cho bảng được lặp lại ở tất cả các trang. Cách thực hiện :
Chọn các hàng muốn tạo tiêu đề.
Vào thẻ Layout | Repeat Heading Rows. 
Lưu ý : 
Để xóa bỏ việc tạo tiêu đề cho bảng, ta chọn bảng, sau đó lại vào thẻ Layout | Repeat Heading Rows.
4. Sắp xếp các dữ liệu trên một bảng 
- Chọn khối dữ liệu cần sắp xếp nội dung.
- Vào thẻ Layout | Sort. 
- Chọn kiểu cần sắp xếp trong hộp thoại Sort.	
Sort by và Then by để chọn các khóa sắp xếp.
Type để xác định sắp xếp theo kiểu dữ liệu nào. Kiểu ký tự (Text), kiểu số (Number), kiểu ngày (Date).
Ascending hay Descending để chọn thứ tự sắp xếp tăng dần hay giảm dần.
- Click nút OK để hoàn tất thao tác sắp xếp dữ liệu trong bảng.
5. Tính tổng cuối cột số trong một bảng 
Đưa con trỏ đến ô cuối cùng của cột số.
Vào thẻ Layout | Formula.
Click nút OK, kết quả tổng sẽ trình bày tại ô cuối cùng. 
1.4 Làm việc với các đối tượng trên văn bản
Vẽ hình trong văn bản 
2. Chèn chữ nghệ thuật.
3. Chèn và hiệu chỉnh hình ảnh.
4. Chèn các ký tự đặc biệt.