Giáo trình học Microsoft Word cơ bản

Bài 1 : Trình bày, lưu, đóng, mở văn bản
1. Khởi động chương trình Microsoft Word
Kích nút Start
Chọn Programs
Chọn Microsoft Word
2. Lưu văn bản 
ấn phím CTRL + S (Hoặc ấn vào biểu tượng Save trên màn hình).
Trong ô File Name gõ tên cho văn bản (tuỳ chọn, không dấu).
Trong ô Save in chọn ổ đĩa và Folder - nơi sẽ lưu văn bản.
ấn phím Enter.
3. Đóng văn bản
ấn CTRL + W
1 Nếu văn bản đã được lưu thì máy sẽ thực hiện đóng ngay văn bản
Nếu văn bản chưa lưu thì màn hình sẽ xuất hiện:
Do you want to save the changes you made to the documefegnt?
Ta chọn Yes nếu muốn lưu văn bản vào máy.
Ta chọn No nếu không muốn lưu. 
4. Mở văn bản cũ
Vào File đ Open đ OK hoặc ấn phím CTRL + O 
Trong ô Look in chọn Folder - nơi lưu văn bản cần mở
Trong ô File name : Gõ tên văn bản cần mở
ấn phím Enter
5. Mở văn bản mới
ấn phím CTRL + N hoặc chọn File đ New đ OK
6. Chọn font chữ ( Kiểu chữ ) 
Bôi đen đoạn văn bản cần thay đổi Font chữ.
Chọn Format đ Font đ Tại dòng Font chọn mẫu tuỳ ý 
ấn Enter 
Những nút thường dùng trên thanh công cụ Standard và Formatting
Chữ đậm
Chọn kiểu chữ
Chữ nghiêng
Chọn cỡ chữ
Chữ gạch chân
Huỷ bỏ thao tác vừa chọn
Chèn bảng
Căn thẳng lề trái
Xem bố cục văn bản trước khi in
Căn giữa
Chổi quét định dạng
Căn thẳng lề phải
Hiện/ẩn đường viền
Căn thẳng hai mép
7. Đặt khoảng cách giữa các đoạn
Nháy chuột vào dòng trên cùng của đoạn văn bản cần dãn khoảng cách, chọn Format đ Paragraph đ Spacing đ Chọn:
Before: Đặt khoảng cách so với đoạn văn trước.
After	: Đặt khoảng cách so với đoạn văn sau.
8. dãn khoảng cách dòng
Bôi đen các dòng cần dãn, chọn Format đ Paragraph đ Line Spacing đ chọn kiểu tuỳ ý :
Single	: Khoảng cách giữa các dòng bằng 1 dòng.
1.5 lines	: Khoảng cách giữa các dòng bằng 1,5 dòng.
Double	: Khoảng cách giữa các dòng bằng 2 dòng.
At least	: Khoảng cách tối thiểu giữa các dòng.
Multiple	: Khoảng cách tối đa giữa các dòng.
Exactly	: Khoảng cách chính xác giữa các dòng.
9. Chèn file
Nháy chuột vào vị trí cần chèn chọn Insert đ File đ Chọn File cần chèn đ Insert
10. Thiết kế trang in
Chọn File 
Chọn Page Setup
Xuất hiện hộp thoại 
Margins
Top 	: Đặt lề trên
Bottom 	: Đặt lề dưới
Left 	: Đặt lề trái
Right 	: Đặt lề phải
Gutter	: Đặt gáy (khi đóng quyển)
Paper Size
Paper Size : Chọn A4
Orientation :
- Portrait : Đặt giấy dọc
- Landscape: Đặt giấy ngang
- OK
Mẫu trình bày công văn chuẩn
Tên cơ quan
Số, ký hiệu
Trích yếu
Độ mật, độ khẩn (nếu có)
Tiêu đề (Quốc hiệu)
Địa danh, ngày ... tháng ... năm ...
Nơi gửi
Quyền hạn, chức vụ người ký
Chữ ký và đóng dấu
Họ và tên người ký
Nơi nhận
Nội dung
*) Mẫu trình bầy văn bản có tên loại:
Bài 2 : Đặt tab
1. Đặt TAB
Đưa con trỏ vào vị trí cần đặt TAB
Chọn Format
Chọn Tabs
Tại Tab Stop Position:
Gõ điểm dừng của TAB
Tại Alignment chọn:
Left 	: Nếu muốn căn thẳng mép trái
Center 	: Nếu muốn căn thẳng từ giữa ra hai bên
Right 	: Nếu muốn căn thẳng mép phải
Tại Leader chọn :
1 None 	: Nếu không có đường dẫn
2 .........	: Nếu muốn có đường chấm	
3 ------- 	: Nếu muốn có đường nét đứt
4 	: Nếu muốn có đường nét liền mảnh
Chọn Set
Chọn OK
Khi nào muốn hiện đường TAB thì ta ấn phím TAB trên bàn phím
2. xoá các đường TAB
Đặt con trỏ hoặc bôi đen các dòng cần xoá TAB
Kích chuột vào Format 
Chọn Tabs
Chọn điểm TAB muốn xoá 
Chọn Clear ( Nếu chọn Clear All thì tất cả các đường TAB sẽ được xoá hết) 
3. Đặt tên cho đoạn văn bản ( Tạo chữ gõ tắt )
Bôi đen đoạn cần đặt tên
Chọn Insert
Chọn Auto Text 
Chọn Auto Text
Gõ tên cho đoạn văn bản đó (Gõ chữ viết tắt)
Chọn Add
Khi muốn hiển thị lại nội dung đoạn văn bản đã được đặt tên : gõ chữ viết tắt - ấn phím F3
Muốn xoá : 
Thao tác như trên từ bước 2 - 5 sau đó ấn Delete - Chọn OK
Bài 3 : chèn ký tự đặc biệt
Sao chép và di chuyển dữ liệu
1. chèn ký tự đặc biệt
Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn 
Chọn Insert
Chọn Symbol
Chọn ký tự cần chèn (Thường dùng các ký tự trong font Wingdings)
Chọn Insert
Chọn Close
2. sao chép dữ liệu
Bôi đen vùng cần sao chép
ấn phím CTRL + C hoặc chọn biểu tượng (Copy) 
Nháy chuột vào vị trí cần sao chép tới.
ấn phím CTRL + V hoặc chọn biểu tượng (Paste) 
3. di chuyển dữ liệu
Bôi đen vùng cần di chuyển
ấn phím CTRL + X hoặc chọn biểu tượng 
Nháy chuột vào vị trí cần chuyển tới.
ấn phím CTRL + V hoặc chọn biểu tượng (Paste) 
Bài 4 : Chia cột báo
làm chữ to đầu đoạn văn bản
1. Chia cột báo
Bôi đen đoạn văn bản cần chia cột (Chú ý : khi bôi đen xong phải ấn phím SHIFT + ỗ để bỏ khoảng đen thừa cuối dòng)
Chọn Format
Chọn Columns
Trong ô Number of columns gõ số cột cần chia
Muốn có đường kẻ dọc giữa các cột ta đánh dấu vào Line between
OK
2. Làm chữ to đầu đoạn
Bôi đen chữ cần làm chữ to
Chọn Format
Chọn Drop Cap
Chọn Dropped
OK
Chú ý : Trong hộp thoại Drop Cap
Tại Font 	: Dùng để thay đổi kiểu chữ cho chữ to
Lines to Drop 	: Số dòng chữ to đầu đoạn rơi xuống
Distance from Text : Khoảng cách từ chữ to đầu đoạn tới các chữ trong văn bản.
3. Tìm kiếm và thay thế
Chọn Edit
Chọn Replace
Tại ô Find what : Gõ từ cần tìm kiếm
Tại ô Replace with : Gõ từ sẽ thay thế từ tìm được
Chọn một trong các lựa chọn sau:
Replace : Thay thế từng từ 
Replace All : Thay thế toàn bộ các từ tìm được
Find next : Bỏ qua từ tìm được và tìm tiếp 
Chọn Close
4. Tự động sửa lỗi - Tạo từ gõ tắt
Chọn Tools 
Chọn AutoCorrect
Đánh dấu vào Replace text as you type 
Tại ô Replace : Gõ từ gõ tắt
Tại ô with : Gõ từ sẽ thay thế từ gõ tắt 
Chọn Add
Chọn OK
5. Bỏ chức năng tạo từ gõ tắt
Cách 1 - (Tạm bỏ) : 
Chọn Tools đ AutoCorrect đ Bỏ dấu tích trong mục Replace text as you type.
Cách 2 - (Xoá hẳn) : 
Thao tác từ bước 1 đến bước 4 đ Chọn Delete đ OK
Bài 5 : chèn tranh
1. Cách chèn tranh
Cách 1:
Chọn Insert
Chọn Picture
Chọn Clip Art	
Chọn tranh bất kỳ
Chọn Insert
Cách 2:
Chọn Insert
Chọn Picture
Chọn From file
Tại dòng Look in chọn ổ đĩa C hoặc D
Chọn Clipart (Nháy 2 lần) 
Chọn tranh bất kỳ
Chọn Insert
2. Cách định dạng cho tranh :
Nháy chuột vào tranh
Chọn Format
Chọn Picture
Chọn kiểu định dạng:
Đối với Word 97
Chọn Wrapping
None: Không đẩy chữ
Square hoặc Tight: Đẩy chữ
Through: Tranh và chữ cùng hiển thị
Đối với Word 2000
Chọn Layout
In front of text : Tranh nằm trên chữ
Square hoặc Tight: Đẩy chữ
Behind text: Tranh nằm dưới chữ
3. Kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra ngữ pháp tiếng anh
Chọn Tools đ Options đ Spelling and Grammar
Bài 6: Tạo ký hiệu, số tt tự động
1. Tạo ký hiệu tự động 
Bôi đen phần văn bản cần tạo
Chọn Format
Chọn Bullets and Numbering
Chọn Bulleted
Chọn kiểu 
Chọn OK
2. Tạo số thứ tự tự động 
Bôi đen phần văn bản cần tạo
Chọn Format
Chọn Bullets and Numbering
Chọn Numbered
Chọn kiểu 
Chọn OK
3. Chọn kiểu ký hiệu và kiểu số tuỳ chọn
Thao tác từ bước 1 đến bước 3 đ Chọn một ô bất kỳ đ Chọn Customize
Bullet: Chọn kiểu ký hiệu tuỳ ý
Font: Thay đổi Font chữ
Indent at: Thay đổi khoảng cách
Number Format: Định dạng kiểu STT tự động
Number Style: Chọn kiểu số tuỳ ý
Start at: Số bắt đầu 
Aligned at: Khoảng cách lề giấy cho tới số tự động
Bài 7 : tạo bảng biểu
1. Tạo bảng
Nháy chuột vào vị trí cần tạo bảng
Chọn Table đ Chọn Insert đ Chọn Table
Xuất hiện hộp thoại Insert Table
Trong ô Number of Columns 	: Gõ số cột cần tạo
Trong ô Number of Rows 	: Gõ số dòng cần tạo
OK
2. Định dạng bảng
Liên kết nhiều ô thành một ô: Bôi đen số ô cần liên kết đ Chọn Table đ Chọn Merge Cells 
Chia một ô (cột) thành nhiều ô (cột) : Bôi đen ô hoặc cột cần chia đ Chọn Table đ Chọn Split Cells đ Gõ số ô/cột cần chia tại dòng Number of Columns đ Gõ số dòng cần chia tại Number of Rows đ OK 
Xoá dòng, cột , ô, bảng : Table đ Chọn Delete đ Chọn Rows (Columns, Cells, Table )
Chèn thêm dòng, cột, ô : Table đ Insert đ Rows (Columns, Cells, Table )
Làm màu nền : Bôi đen cần làm mầu nền đ Format đ Borders and Shading đ Shading đ Chọn màu đ OK
Thay đổi đường viền bên ngoài:
Bôi đen toàn bộ bảng hoặc đặt con trỏ vào trong bảng
Chọn Format
Chọn Borders and Shading
Chọn Borders
None : Bỏ toàn bộ đường viền
Box : Tạo đường viền ngoài
All : Tất cả các đường đều giống nhau 
Grid : Tạo đường viền ngoài theo ý, 
các đường trong là đường mặc định.
Custom : Tuỳ chọn từng kiểu đường viền
Style : Chọn kiểu đường viền
Color : Chọn màu đường viền
Width : Độ đậm, nhạt của đường viền
Chú ý : Các thuật ngữ dùng trong bài:
Table : Bảng biểu
Row	: Dòng
Column: Cột
Cell 	: Ô
Border : Đường viền
Insert : Chèn
Merge : Hợp (Liên kết)
Split 	: Chia 
Delete : Xoá
Left 	: Bên trái
Right : Bên phải
Above : Phía trên
Below : Phía dưới
None 	: Không
Page Border : Viền trang
Shading : Màu nền
Bài 8 : chèn khung
1. Chèn khung
Chọn Insert
Chọn Text Box
Con trỏ xuất hiện hình dấu cộng (+) thì ta nhấn chuột để vẽ ra một khung (Khung không đẩy chữ)
2. Định dạng khung
Muốn khung đẩy chữ ta phải nháy chuột vào trong khung
Chọn Format
Chọn Text Box
Chọn Wrapping (hoặc Layout đối với Word 2000)
Chọn Square 
OK
1 Chú ý: Muốn làm màu nền cho khung Text Box ta làm như sau:
Nháy chuột vào trong khung
Chọn biểu tượng Format à Text box à Colors and lines 
Chọn màu bất kỳ trong hộp Fill color
OK
Hoặc ta nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ Drawing ở phía dưới 
Bài 9 : tạo tiêu đề đầu trang 
cuối trang và đánh số trang
1. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang
Chọn View đ Chọn Header and Footer
Xuất hiện hộp thoại Header and Footer
Gõ nội dung cho tiêu đề đầu trang
Muốn đưa con trỏ từ Header (trên) xuống Footer (dưới) để làm tiêu đề cuối trang ta ấn mũi tên xuống trên bàn phím hoặc ấn chuột vào biểu tượng Switch Between Header and Footer
Kết thúc chọn nút Close để quay trở lại văn bản.
2. Đánh số trang
Chọn Insert đ Chọn Page Numbers
Tại Position : Chọn vị trí cho số trang
Top of Page (Header) 	: Phía trên trang giấy
Bottom of Page (Footer) 	: Phía dưới trang giấy
Tại dòng Alignment : Căn chỉnh số trang
Left 	: Số trang nằm bên trái của trang giấy
Right 	: Số trang nằm bên phải của trang giấy
Center 	: Số trang nằm giữa của trang giấy
Chọn OK
3. Tạo đường viền giả bao quanh văn bản
Tools đ Options đ View 
Đánh dấu vào Text Boundaries à OK
4. Đặt mật khẩu cho văn bản (Password)
Chọn Tools đ Options đ Save 
Nháy chuột vào ô Password to open : Gõ mật khẩu (Tối đa là 15 ký tự)
OK
Xuất hiện hộp thoại Confirm Password : Gõ lại mật khẩu (Gõ lại ký tự đã gõ phía trên), đ OK
5. Xoá mật khẩu
Chọn Tools đ Options đ Save 
Nháy chuột vào ô Password to open : Xoá mật khẩu đ OK
6. Đặt chú thích
Nháy chuột vào từ cần đặt ghi chú, Chọn Insert đ Chọn Footnote đ OK 
Gõ nội dung cần chú giải (Sau khi gõ xong ta ấn chuột vào VB)
7. Chèn ngày, giờ 
Nháy chuột vào vị trí cần chèn 
Chọn Insert đ Chọn Date and Time à Chọn kiểu ngày giờ cần chèn đ OK
8. Bật, tắt thanh công cụ
Chọn View
Chọn Toolbar
Chọn thanh công cụ (Hai thanh công cụ thường dùng là Standard và Formatting)
9. Muốn ngắt trang
Nháy chuột vào vị trí cần ngắt 
ấn CTRL + Enter 
Hoặc : 
Chọn Insert 
Chọn Break 
Page Break
OK
Bài 10 : in văn bản
1. Xem bố cục văn bản trước khi in
Chọn File đ Chọn Print Preview
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1. 	In văn bản
2. 	Đặt chế độ xem hoặc sửa
3. 	Xem một trang
4. 	Xem nhiều trang
5. 	Tỷ lệ văn bản
6. 	Bật tắt thanh thước
7. 	Đặt VB vừa trong một trang 
8. 	Hiển thị đầy màn hình
9. 	Đóng chế độ xem 
10. 	Trợ giúp.
2. In văn bản
Chọn File đ Chọn Print 
Trong ô Number of copies : Gõ số bản cần in 
Trong ô Page Range 
All : In tất cả các trang
Current Page: In trang hiện hành 
Pages : In trang tuỳ chọn
Ví dụ : 	In từ trang 1 đến trang 10 : Gõ 1-10
	In trang 1 và trang 10 : Gõ 1,10
	In trang 1 đến trang 5 và trang 10 : Gõ 1-5,10