Đề tài Ứng dụng chương trình Microsoft Access vào công việc quản lý và chế độ báo cáo công văn

ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT ACCESS
VÀO CÔNG VIỆC QUẢN LÝ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO
CÔNG VĂN
–{—
LÝ DO THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:
NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:
Thuận lợi:
Khó khăn
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT ACCESS VÀO CÔNG VIỆC QUẢN LÝ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CÔNG VĂN:
Phát họa mô hình liên kết các nguồn dữ liệu:
Soạn thảo chương trình quản lý công văn bằng chương trình Microsoft Access :
Thiết lập chế độ nhắc nhở báo cáo công văn
KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
BÀI HỌC KINH NGHIỆM:
LÝ DO THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:
Hòa chung với nền kinh tế của cả nước, năm 2007 là năm hội nhập và phát triển Việt Nam chính thức gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới. Việt Nam phát triển về mọi mặt, mọi lĩnh vực : Kinh tế, văn hóa , xã hội, con người  trong đó chúng ta không thể không nhắc đến lĩnh vực của công nghệ thông tin , nó đóng góp một phần không nhỏ sự tiến bộ , đổi mới của xã hội hiện nay . 
Qua nhiều năm làm công tác văn thư, thì công việc lưu trữ hồ sơ sổ sách , công văn đi , công văn đến , các báo cáo  để công việc làm của mình được logic tiến triển một cách nhịp nhàn, khoa học đem lại hiệu quả cao nhất, đặt biệt trong năm 2007 thì chế độ báo cáo được đặt vào một trong những tiêu chuẩn khống chế để xếp lọai thi đua cuối năm của đơn vị , xu hướng chung của ngành là sắp tới đây mọi thông tin báo cáo phải thực hiện trên máy, đúng theo biểu mẫu. Qua thực tế công việc làm hàng ngày tôi đã học hỏi và rút ra được nhiều kinh nghiệm cho bản thân mình . Trong những năm gần đây tôi được đào tạo về lĩnh vực công nghệ thông tin . Với “Ứng dụng chương trình MICRSOFT ACCSESS vào công việc quản lý và chế độ báo cáo công văn“ 
NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:
Thuận lợi:
Được sự quan tâm của Ngành, của Sở Giáo Dục vào đào tạo Bình Dương , Phòng Giáo Dục Dĩ An, Ban Giám Hiệu nhà trường . Nên trường tôi được trang bị một số máy Vi tính và máy in để sử dụng cho bộ phận văn phòng , Văn thư, kế tóan cũng có được một máy riêng nên rất thuận tiện không bị đình trễ trong vông việc hàng ngày.
Bản thân tôi đã được học và biết sử dụng máy vi tính, áp dụng thực tế vào công việc mình đảm trách .
Bên cạnh đó thầy cô , các anh chị đồng nghiệp biết sử dụng thành thạo máy vi tính , khi bản thân tôi gặp vướn mắc thì các thầy cô anh chị đồng nghiệp chỉ dẫn tận tình , tạo cho tôi niềm say mê thích thú với công việc của mình đang có .
Khó khăn
Trường THCS Bình An thuộc trường lọai I nên số lượng giáo viên, Học sinh đông , việc thu thập thông tin báo cáo cũng còn chậm .
Bản thân tôi chưa được học nhiều về lĩnh vực công nghệ thông tin nên còn hạn chế khi sử dụng máy.
Riêng chương trình Microsoft access mới được học nên khi ứng dụng vào đề tài không tránh khỏi phần thiếu sót.
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT ACCESS VÀO CÔNG VIỆC QUẢN LÝ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CÔNG VĂN:
Phát họa mô hình liên kết các nguồn dữ liệu:
Qua nhiều năm kinh nghiệm về chế độ báo cáo và quản lý công văn của công việc văn thư. Tội đã xác định được các nguồn dữ liệu như sau:
Nguồn dữ liệu công văn đến từ các cấp lãnh đạo như: Phòng Giáo Dục, UBND Tỉnh, Huyện, Xã hoặc từ Sở Giáo Dục thông qua Phòng Giáo Dục đến các Trường.
Nguồn công văn đi bao gồm: Các báo cáo theo ngày công văn qui định, các báo cáo định kỳ của Trường về Phòng Giáo Dục và các nguồn báo cáo khác
Từ các nguồn dữ liệu trên, tôi phát họa mô hình liên kết:
Mô hình liên kết có tất cả ba Table (bảng) được diễn giải như sau:
* Table CONG_VAN (Công văn). Dùng để phân loại công văn, báo cáo theo từng tháng, năm
* Table CONG_VAN_DEN (Công văn đến). Dùng để cập nhật dữ liệu các công văn đến từ Phòng giáo dục hoặc từ các cấp lãnh đạo khác thông qua Phòng Giáo Dục.
* Table CONG_VAN_DI (Công văn đi). Dùng để cập nhật dữ liệu các báo cáo gửi đi từ trường theo hạng đinh được ghi trong công văn hoặc các loại báo cáo khác
	Sau khi phát họa mô hình liên kết các nguồn dữ liệu. Tôi tiến hành thực hiện chương trình quản lý công văn bằng chương trình ứng dụng Microsoft Access.
Soạn thảo chương trình quản lý công văn bằng chương trình Microsoft Access
Đầu tiên tôi tạo một File Access đặc tên là “QUAN_LY_CV”.
Phần Table tôi tạo và khai báo lần lượt các Table sau:
Table CÔNG_VĂN gồm 2 Field (tiêu đề): Dùng để phân loại công văn, báo cáo theo từng tháng, năm
Field(tiêu đề)
Diễn giải
LOAICV
Loại công văn đến hoặc đi
THANG_NAM
Tháng-năm của công văn
Table CÔNG_VĂN_ĐẾN có tất cả 11 Field (tiêu đề). Dùng để lưu trữ dữ liệu các loại công văn đến từ các Cấp Lãnh Đạo, các Phòng Ban.
Field(tiêu đề)
Diễn giải
LOAICV
Loại công văn đến.
SOCVDEN
Số công văn đến từ các nguồn.
NGAYDEN
Ngày công văn đến Trường.
NOIGOICV
Nơi gởi công văn (Các Phòng Ban).
NGAYTHANGCV
Ngày ghi trong công văn.
TRICHYEUND
Nội dung chính của công văn.
SOTO
Số tờ của công văn.
NGUOIKY
Họ tên người ký công văn.
NGAYBAOCAO
Ngày trong công văn gia hạn báo cáo.
NGUOIBAOCAO
Người nhận nhiệm vụ báo cáo theo sự chỉ đạo của Hiệu Trưởng trường.
GHICHU
Ghi chú
Table CÔNG_VĂN_ĐI có tất cả 9 Field (tiêu đề). Dùng để lưu trữ dữ liệu các loại báo cáo của trường đến các Cấp Lãnh Đạo, các Phòng Ban.
Field(tiêu đề)
Diễn giải
LOAICV
Loại công văn đi.
NGAYTHANGCV
Ngày ghi trong báo cáo.
NGUOIBAOCAO
Họ tên người báo cáo.
TRICHYEUND 
Nội dung chính của báo cáo 
SOTO
Số tờ của báo cáo.
NGUOIKY
Họ tên người ký báo cáo (Lãnh đạo trường).
NOINHANCV
Nơi nhận báo cáo (các phòng ban).
NGUOINHANCV
Người nhận báo cáo
GHICHU
Ghi chú
Phần Form (Mẫu nhập dữ liệu) tôi tiến hành tạo các Form như sau:
Form NHAP_CONG_VAN: Dùng để cập nhật các loại công văn đến từ Phòng Giáo Dục hoặc các cấp Lãnh Đạo. Form này được xem như cuốn sổ tay ghi nhận công văn, các dữ liệu này được lưu trữ vào Table Công văn đến 
Form NHAP_BAO_CAO: Dùng để cập nhật các loại báo cáo chuẩn bi gửi đi của Trường theo hạn định mà các công văn đã ghi, các dữ liệu này được lưu trữ vào Table Công văn đi.
Cả hai Form trên đều được việt hóa, có các nút điều khiển, nút in công văn giúp chúng ta dễ dàng sử dụng, in ấn hoặc truy xuất thông tin theo từng loại, từng tháng.
Phần Repor (Báo cáo) để tiện cho việc lưu trữ công văn và các báo cáo được gửi đi. Tôi tao hai mẫu Repor để in các bảng tóm tắc nội dụng các bảng báo cáo mà Trường đã gửi đi hoặc nội dung công văn gửi về của cấp trên dể lưu vào hồ sơ (Sổ tay công văn).
Khi các phần đã được thiết kế xong tôi tạo thêm một Form Sổ báo cáo hàng ngày có công dụng nhắc nhở báo cáo công văn với điều kiện sẽ xuất hiện nội dung cần báo cáo trước hạng định mà công văn đến đã ghi là 7 ngày để tôi có thể chủ động xắp sếp thời gian công việc báo cáo hoặc nhắc nhở các Giáo viên có nhiệm vụ báo cáo kịp thời theo hạng định. Trong Form này tôi tạo thêm một thanh Menu (Thực đơn) bằng chữ việt nhằm giúp cho tôi và các đồng nghiệp dễ dàng trong việc sử dụng và truy xuất thông tin.
Để đảm bảo rằng khi mở File Access Quản lý công văn ra thì Form Sổ báo cáo hàng ngày sẽ xuất hiện đầu tiên. Tôi tạo thêm một Macro (Lệnh hành động) đặc tên là AUTOEXEC. Phần cấu trúc tôi khai báo lệnh Open Form với tên Form là Sổ báo cáo hàng ngày.
Thiết lập chế độ nhắc nhở báo cáo công văn
Khi chương trình quản lý công văn đã hoàn tất. tôi tiến hành thiết lập chế độ nhắc nhở báo cáo sau cho mỗi khi khởi động máy tính thì chương trình quản lý công văn được kích hoạt mở ra.
Ở phần này tôi tận dụng Menu Startup có sẳn trong nhóm thực đơn Programs File. Công dụng của Menu Startup là các tập tin nằm trong Menu này sẽ tự động kích hoạt mở ra khi khởi đông máy tính. Dựa vào đặc điểm trên tôi thiết lập đường dẫn của tập tin Quản lý công văn đến Menu Startup giúp luôn tự động nhắc nhở tôi phải chủ động các báo cáo mỗi khi khởi động máy tính.
KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
Với “Ứng dụng chương trình Microfot Access vào công việc quản lý và chế độ báo cáo” như trên vào công việc làm thực tế của mình , thì trong năm học 2005 – 2006 vừa qua đã mang lại cho tôi kết quả tốt và khả quan , công tác lưu trữ hồ sơ ngăn nắp khoa học , rõ ràng, công văn báo cáo đến các bộ phận đúng chính xác kịp thời gian quy định , không sai trễ . Khi có yêu cầu cần thiết thì in ấn xử lý nhanh , dễ dàng , thực hiện tốt về thông tin báo cáo hai chiều. Trước đây khi chưa ứng dụng trên máy với thao tác viết tay cập nhật trong sổ công văn , thì khi có yêu cầu tìm một công văn nào đó cũng phải mất từ 5 đến 10 phút , cách trình bày ghi sổ cũng không được đẹp mắt cho lắm , không có chế độ nhắc nhở mỗi ngày nên đôi khi cũng còn bao cáo trễ . Từ khi ứng dụng chương trình Microsoft Accsess vào chế độ báo cáo tôi thấy kết quả khả quan tốt hơn trước rất nhiều, 
Ví dụ : khi có yêu cầu về tìm những công văn hoặc báo cáo đã gởi đi , tôi chỉ cần dùng thao tác gỏ nhập số công văn hoặc báo cáo rồi nhấn phím enter . Thì ngay lập tức máy sẽ báo cho tôi biết thông tin trích yếu của báo cáo và ai sẽ phụ trách báo cáo và ngày báo cáo là ngày nào, nơi báo cáo là ở đâu , Thao tác đó chỉ mất từ 2 đến 3 giây . Với ứng dụng trên nó đã góp một phần vào thành quả của đơn vị. 
 Trong năm học vừa qua bản thân tôi luôn phấn đấu làm việc và học tập trao dồi kiến thức nên cuối năm đạt thành tích hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao được UBND Huyện khen, đồng thời là Ủy viên Ban chấp hành Công Đòan đạt Công Đòan viên xuất sắc được Công Đòan ngành giáo dục Huyện khen.
BÀI HỌC KINH NGHIỆM:
Qua thực tế công việc tôi đã tích lũy được một số kinh nghiệm sau : 
Hàng ngày phải thường xuyên theo dõi cập nhật hồ, công văn , báo cáo trên máy , tránh trường hợp hai ba ngày mới cập nhật một lần làm như vậy công việc sẽ bị đình trễ ảnh hưởng đến các bộ phận, đến nhà trường , Phòng Giáo Dục.
Khi có công văn khẩn phải báo ngay cho Ban giám Hiệu, bộ phận có liên quan để triển khai kịp thời gian quy định.
Luôn tận tụy, chịu khó với công việc của mình đang có . Tập cho mình thói quen hàng ngày khi đến nơi làm việc, việc đầu tiên phải làm là mở máy vi tính lên để kiểm tra xem ngày hôn đó có báo cáo gì không, bộ phận nào phải thực hiện báo cáo đó .
Với ứng dụng trên tôi mong rằng nhận được sự góp ý , sổ sung để cho sáng kiến này được hòan thiện hơn và được áp dụng trong phạm vi rộng .
Trên đây là một số kinh nghiệm mà tôi đã đúc kết được qua quá trình làm việc. Tôi cảm nhận được rằng chiếc máy vi tính là cánh tay đắc lực, là người bạn đồng hành giúp tôi làm việc đạt kết quả tốt trong suốt thời gian qua . 
	Người Viết
	Huỳnh Thị Ngọc MinhNhận xét của cấp trên:
Nhận xét của cấp trên:
Nhận xét của cấp trên: