Bài giảng Microsoft Office Word 2010 - Bài 9: Tạo các tài liệu gửi thư hàng loạt (Mass Mailings) - IIG Vietnam

Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Bài 9: Tạo các tài liệu 
gửi thư hàng loạt (Mass Mailings)
Microsoft Office 
Word 2010
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Mục tiêu
• hiểu thư hợp nhất có 
nghĩa là gì
• tạo ra một tài liệu hoặc 
hình thức chính
•sử dụng một nguồn 
dữ liệu
•hợp nhất các tài liệu tự 
động hoặc bằng tay
© IIG Vietnam. 2
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Thư tin (Mailing) là gì?
• Trộn thư (Mail Merge)
– Kết định danh sách các thông định thay đổi với tài định
• Tài liệu chính (Main Document)
– thư, nhãn, phong bì chuẩn hoặc danh sách định định kết hợp với 
nguồn dữ liệu
– chứa văn bản giống hệt nhau cho mỗi tài liệu cá nhân, cùng với các 
trường (field) nhất định nơi mỗi thay đổi từ nguồn dữ liệu được đặt
• Nguồn dữ liệu (Data Source)
– Danh sách cácthông tin thay đổi để chèn vào tài liệu chính
– Các trường xác định một thay đổi kết thúc và một cái khác bắt đầu
© IIG Vietnam. 3
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Tìm hiểu về Main Document
• Thiết lập một lần với các trường hợp nhất thích hợp
• Có thể chèn hợp nhất các trường riêng lẻ, hoặc sử dụng 
các trường hợp nhất cài đặt trước được cung cấp
• Hợp nhất các trường xuất hiện với > xung quanh 
đoạn mã hợp nhất
– Đặc biệt đoạn mã thực hiện nhiệm vụ được xác định trước
– Để xóa các trường hợp nhất, chọn toàn bộ mã và nhấn Delete
• Kích hoạt Step-by-Step Wizard để chọn tùy chọn từ 
bảng tác vụ (task pane)
© IIG Vietnam. 4
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Tìm hiểu về Data Sources
• Chứa các biến để chèn 
vào tài liệu chính
• Các biến số thay đổi trong 
mỗi bản ghi
– Các tên trường được chỉ 
định (Assigned field names)
– Danh sách người nhận
(Recipient Lists)
• Có thể đến từ nhiều nguồn 
khác nhau
© IIG Vietnam. 5
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Tìm hiểu về Data Sources
© IIG Vietnam. 6
Data Fields 
(các trường 
dữ liệu)
Records 
(các bản ghi
dữ liệu)
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Tìm hiểu về Data Sources
• Toàn bộ nhóm các thông tin liên quan đến một người là bản ghi dữ liệu
– Mỗi bản ghi phải phù hợp với số lượng cùng một trường dữ liệu trong cùng 
một thứ tự
• Các hạng mục riêng biệt trong bản ghi dữ liệu được gọi là các trường 
dữ liệu
– Mỗi trường trong tập tin dữ liệu phải có tên duy nhất
• Tên trường xác định các trường dữ liệu trong bản ghi đầu tiên của 
nguồn dữ liệu
– Tiêu đề hàng (Header row)
• Nguồn dữ liệu được tạo ra từ đầu được lưu trong thư mục các nguồn 
dữ liệu
– Danh sách người nhận mới đi kèm với các trường tiêu chuẩn
– Có thể được tùy chỉnh
© IIG Vietnam. 7
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Tìm hiểu về Data Sources
•Để thay đổi các trường, sử dụng Customize Column
trong hộp thoại Edit Data Source
•Để xem thông tin, trên tab Mailings trong nhóm Start 
Mail Merge, nhấp vào Edit Recipient List
• Hãy xem xét làm thế nào bạn nhập thông tin trong dữ 
liệu nguồn
• Nguồn dữ liệu mặc định mới được tạo ra như danh 
sách địa chỉ (address list)
– Có thể tạo ra các trường khác nhau hoặc tùy chỉnh các trường 
mặc định
•Để thay đổi thứ tự trường, kéo cột đến vị trí mới
© IIG Vietnam. 8
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Làm thế nào để hợp nhất?
• Sử dụng tab Mailings để bắt đầu quá trình hợp nhất
– Dẫn dắt bạn qua quá trình từ trái sang phải
• Mỗi bước cung cấp các tùy chọn về cách xử lý các loại 
tài liệu hoặc danh sách người nhận
• Cũng có thể chuyển sang bước tiếp theo hoặc bước 
trước để thay đổi hoặc thêm các mục
© IIG Vietnam. 9
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Làm thế nào để hợp nhất?
© IIG Vietnam. 10
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Làm thế nào để hợp nhất?
•Khối địa chỉ (Address Block)
– Xác định thông tin người nhận
•Dòng chào mừng (Greeting Line)
– Xác định lời chào mở đầu
•Chèn trường hợp nhất (Insert Merge Field)
– Chọn từ danh sách các trường cho cá nhân hóa
© IIG Vietnam. 11
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Làm thế nào để hợp nhất?
© IIG Vietnam. 12
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Làm thế nào để hợp nhất?
© IIG Vietnam. 13
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Làm thế nào để hợp nhất?
• Xem trước kết quả để kiểm tra nếu thông tin chính xác
– Tương tự như xem trước tài liệu trước khi in
– Có thể di chuyển qua các kết quả kiểm tra bản ghi cụ thể
– Cũng có thể kiểm tra lỗi
© IIG Vietnam. 14
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Làm thế nào để hợp nhất?
• Chọn Edit Individual Documents
– Quyết định bản ghi để hợp nhất
• Có thể in hoặc gửi qua e-mail
– Gửi thư hàng loạt (Mass mailings)
© IIG Vietnam. 15
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng tài liệu hiện có
• Có thể sử dụng các tập tin được tạo ra trong Word hoặc các 
chương trình khác
• Để thay đổi hoặc lựa chọn trong các tập tin như thể tạo ra 
các tập tin của bạn
• Các trường riêng lẻ có thể được bao gồm trong tập tin, cũng 
như lựa chọn các mục cụ thể trong nguồn dữ liệu
© IIG Vietnam. 16
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng Mail Merge Wizard
• Làm việc thông qua quá trình sáp 
nhập một bước tại một thời điểm
•Để kích hoạt Mail Merge Wizard, 
trên tab Mailings trong nhóm Start 
Mail Merge, bấm vào Start Mail 
Merge và sau đó nhấp vào Step 
by Step Mail Merge Wizard
© IIG Vietnam. 17
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng Mail Merge Wizard
© IIG Vietnam. 18
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng Mail Merge Wizard
© IIG Vietnam. 19