Bài giảng Microsoft Office Word 2010 - Bài 6: Chuẩn bị để in - IIG Vietnam

Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Bài 6: Chuẩn bị để in
Microsoft Office 
Word 2010
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Mục tiêu
• kiểm tra chính tả
• kiểm tra ngữ pháp
• kiểm tra các lỗi văn bản 
theo ngữ cảnh
• sử dụng AutoCorrect
• thêm ý kiến để xem xét
• xem trước các tài liệu
• in tài liệu
© IIG Vietnam. 2
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Kiểm chứng tài liệu của bạn
• Luôn luôn kiểm chứng cho sai sót chính tả hay ngữ 
pháp, lỗi theo ngữ cảnh, hoặc văn bản lặp đi lặp lại
– Từ không có trong từ điển cho Word.
– Lỗi ngữ pháp hoặc cấu trúc câu.
– Văn bản theo ngữ cảnh có thể có lỗi.
© IIG Vietnam. 3
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
• Chính tả
– Kiểm tra chính tả không chính xác, các từ bị trùng lặp, và viết hoa 
không chính xác
• Ngữ pháp
– Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để phát hiện các lỗi ngữ pháp và cách 
viết yếu kém
• Làm việc trong nền để kiểm tra lỗi khi bạn gõ
• Để kích hoạt tính năng chính tả và ngữ pháp:
– Trên tab Review, nhóm Proofing, nhấn Spelling & Grammar, hoặc
– Nhấn F7
• Lỗi hiển thị trong hộp thoại chính tả và ngữ pháp với cùng một 
màu sắc như trong tài liệu
© IIG Vietnam. 4
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Not in 
Dictionary
Hiển thị từ sai chính tả, lỗi ngữ pháp hoặc theo
ngữ cảnh.
Suggestions Hiển thị danh sách gợi ý cho từ sai chính tả
© IIG Vietnam. 5
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Ignore Once Bỏ qua điều xảy ra này, nhưng tiếp tục tìm sự cố khác.
Ignore All Bỏ qua tất cả các lần xuất hiện của các từ với chính tả này.
Add to Dictionary Thêm từ vào từ điển tùy chỉnh.
Change Thay đổi xảy ra với từ chọn trong hộp góp ý (Suggestions box).
Change All Thay đổi tất cả các từ bằng từ chọn trong hộp góp ý
(Suggestions box).
AutoCorrect Thêm mục vào danh sách AutoCorrect để hiệu chỉnh tự động.
Check grammar Chọn để kiểm tra ngữ pháp vào thời điểm giống như chính tả.
Options Chọn tùy chọn cách chính tả và ngữ pháp nên làm việc.
Undo Undo lỗi chính tả hay ngữ pháp thay đổi gần đây
Undo Edit Undo lỗi chính tả hay ngữ pháp thay đổi gần đây
Resume Tiếp tục sau khi thực hiện thay đổi trực tiếp trong Not in
Dictionary box.
© IIG Vietnam. 6
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
[Rule] box Hiển thị lý do tại sao văn bản
được đánh dấu với đường
lượn sóng màu xanh lá cây.
Suggestions Cung cấp danh sách gợi ý về
việc làm thế nào để sửa lỗi.
Ignore Once Bỏ qua lần xuất hiện này và 
hiển thị các sự cố khác với lỗi 
tương tự.
Ignore Rule Bỏ qua quy tắc cho toàn bộ 
tài liệu.
Next Sentence Di chuyển đến câu tiếp theo có chứa lỗi.
Change Thay đổi ghi nhận lỗi với tùy chọn đánh dấu trong hộp Suggestions.
Explain Cung cấp lời giải thích cho lỗi và làm thế nào để sửa chữa nó.
Options Cách các tùy chọn lỗi chính tả hay ngữ pháp làm việc.
© IIG Vietnam. 7
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
• Từ có âm tương tự, nhưng cách viết và ý nghĩa khác nhau
• Xuất hiện trong văn bản màu xanh trong hộp thoại chính tả và 
ngữ pháp
– cùng một màu sắc như đường lượn sóng trong tài liệu
© IIG Vietnam. 8
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng AutoCorrect
• Word tự động sửa lỗi chính tả 
thông thường, dấu chấm câu và 
viết hoa như bạn gõ
• Cũng có thể sử dụng AutoCorrect
để mở rộng các từ viết tắt hoặc tạo 
ra các biểu tượng cụ thể
• Để truy cập tùy chọn AutoCorrect, 
bấm vào tab File, nhấn vào 
Options, và trong thể loại 
Proofing, nhấn AutoCorrect 
Options
© IIG Vietnam. 9
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng AutoCorrect
• Năm tùy chọn đầu tiên giúp 
tập trung vào việc nhập 
văn bản, không phải cách 
bạn nhập nó
• Sử dụng các ngoại lệ 
(Exceptions) mà 
AutoCorrect không thay đổi 
dựa trên các quy tắc
© IIG Vietnam. 10
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng AutoCorrect
Replace Nhập văn bản để thay thế với mục trong hộp With.
With Nhập thay thế cho mục trong hộp Replace.
Add Nhấn vào đây để thêm mục mới vào danh sách.
Delete Xóa mục khỏi danh sách.
Automatically use 
suggestions from the 
spelling checker
Word đã cung cấp các gợi ý khi nó tìm thấy chính tả
"không chính xác" đầu tiên, và sau đó tìm trong danh
sách các mục thay thế AutoCorrect.
• Khi thực hiện lỗi và nhấn Spacebar, Word thay thế tự động
• Nhấp vào AutoCorrect Options bên dưới mục để hiển thị lựa chọn
© IIG Vietnam. 11
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng ý kiến (Comment)
• Chèn các đối tượng bong 
bóng (balloon)
– Xác định người thực hiện 
bình luận
– Có thể di chuyển từ một 
bình luận để đi đến cái 
tiếp theo
• Hiển thị trên màn hình
– Thay đổi in ấn
– các tùy chọn cho bản sao cứng
© IIG Vietnam. 12
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Chuẩn bị để in
• Xem trước cho bố trí trang tổng thể trong Backstage
• Chọn tùy chọn in
• Tài liệu xuất hiện như khi in
•Để xem trước và in ấn tài liệu:
– Nhấp vào tab File và nhấn Print, hoặc
– nhấn Ctrl + P
• Sử dụng thanh trạng thái để phóng to hoặc thu nhỏ
© IIG Vietnam. 13
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Chuẩn bị để in
© IIG Vietnam. 14
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Chuẩn bị để in
Print Nhấn vào đây để in bằng cách sử dụng thiết lập các tùy
chọn.
Copies Xác định số lượng bản in.
Printer Cho biết máy in nàođang hoạt động.
Print All Pages Thiết lập các tùy chọn in ấn.
Pages #-# Chỉ những trang này
#,#,# Chỉ các trang cụ thể
-# Từ trang 1 đến trang cụ thể
#- Từ trang này đến trang cuối
s#-s# Từ phần đến phần
Print on Both Sides Thiết lập tùy chọn hai mặt
Collated Thiết lập cách in nhiều bản sao.
Portrait Orientation Thay đổi định hướng ở đây.
Letter Thay đổi khổ giấy.
Normal Margins Thay đổi lề.
1 Page per Sheet Thiết lập bao nhiêu trang in ra trên mỗi tờ.
Page Setup Thực hiện thay đổi bố trí trang khác cho tài liệu
© IIG Vietnam. 15