Bài giảng Microsoft Office Word 2010 - Bài 10: Chia sẻ tài liệu - IIG Vietnam

Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Bài 10: Chia sẻ tài liệu
Microsoft Office 
Word 2010
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Mục tiêu
• sử dụng các khối tạo 
dựng (building block)
• tạo và chỉnh sửa các 
khối tạo dựng
•chèn Quick Parts hoặc 
các trường
•điều hướng các tài liệu
•quản lý phiên bản 
tài liệu
•bảo vệ tài liệu của bạn 
với một mật khẩu
© IIG Vietnam. 2
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Tìm hiểu về Building Blocks
•Tiết kiệm thời gian cho các hạng mục mà bạn sử 
dụng thường xuyên
•Đảm bảo tính nhất quán trong các văn bản
•Bao gồm phần đầu và cuối trang, trang bìa, hộp 
văn bản, thư mục, trích dẫn, giữ chỗ, phương trình, 
chủ đề, và các điều khiển nội dung
•Có thể được lựa chọn từ Quick Parts, hoặc tạo ra 
và thiết kế riêng và thêm vào Quick Parts Gallery
© IIG Vietnam. 3
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng Quick Parts
AutoText Chèn thông tin từ tài liệu vào khối tạo dựng.
Document 
Property
Chèn khối tạo dựng bằng cách sử dụng các trường thiết lập
trong thuộc tính hoặc Options trong Backstage.
Field Hiển thị tất cả các trường khác nhau để chèn vào tài liệu.
Building Blocks 
Organizer
Liệt kê tất cả các khối tạo dựng sẵn.
Save Selection 
to Quick Part 
Gallery
Lưu dưới dạng khối tạo dựng để sử dụng trong các tài liệu
khác.
© IIG Vietnam. 4
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng Quick Parts
•Để tạo AutoText, nhấp vào 
tab Insert, trong nhóm Text, 
kích Quick Parts, chọn AutoText, 
nhấn Save Selection To AutoText Gallery
•Để kích hoạt AutoText, gõ tên AutoText:
– Nhấn F3, hoặc
– bấm vào tab Insert, trong nhóm Text, 
chọn Quick Parts, nhấp vào AutoText
và nhấp vào nhập từ danh sách
© IIG Vietnam. 5
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Chèn trường (Field)
© IIG Vietnam. 6
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Chèn trường (Field)
• Giữ chỗ cho các thông tin đưa vào tài liệu và lưu lại
dưới dạng Quick Part để sử dụng trong tương lai
Categories Danh sách danh mục cho các trường khác nhau mà bạn
có thể chèn.
Field names Danh sách các trường khác nhau bằng cách sử dụng
cái tên rất giống với chức năng lệnh.
Field properties Hiển thị các tùy chọn khác nhau cho các trường được
lựa chọn.
Field Codes Hiển thị cách mã trường xuất hiện khi đưa vào tài liệu.
© IIG Vietnam. 7
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Chèn trường (Field)
• Nếu thay đổi khối tạo dựng hiện có, Word nhắc nhở để 
thay thế nhập trước
• Các khối tạo dựng được lưu trong Building Blocks 
Organizer và phòng trưng bày khác nhau cho mỗi khối
• Khi Word thoát, hướng dẫn để lưu tất cả các mục mới 
tại Building Blocks.dotx
© IIG Vietnam. 8
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Điều hướng với References
• Trực tiếp đến một phần khác của tài liệu giống hoặc khác 
nhau, trang web, hoặc mới mở e-mail trống
• Để thiết lập siêu liên kết, trên tab Insert, trong nhóm Links, 
chọn Hyperlink
© IIG Vietnam. 9
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng Navigation Pane
•Điều hướng nhanh chóng đến các khu vực 
khác nhau của tài liệu bằng cách sử dụng 
Navigation Pane
•Để hiển thị Navigation Pane, vào tab 
View, nhóm Show, chọn Navigation Pane
– Sau đó bấm vào tiêu đề cho văn bản để xem
• Tắt bằng cách sử dụng cùng một phương 
pháp để kích hoạt hoặc kích Close trong 
bảng tác vụ
© IIG Vietnam. 10
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Tạo mục lục (Table of Contents)
•Để tạo mục lục, bạn phải làm việc thông qua ba bước 
cơ bản:
– 1. Xác định tiêu đề các văn bản bạn muốn bao gồm.
– 2. Chọn định dạng.
– 3. Biên soạn mục lục.
• Sử dụng kiểu tiêu đề tiêu chuẩn của Word, hoặc chọn 
kiểu tùy biến riêng
•Đối với trang số định dạng khác nhau, thêm phần 
ngắt sau trang mục lục và bắt đầu đánh số trang
• Mục lục có thể hành xử tương tự để liên kết
© IIG Vietnam. 11
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Tạo mục lục (Table of Contents)
•Để tạo, trên tab References
trong nhóm Table of Contents, 
nhấp vào Table of Contents
• Các kiểu khác nhau bạn có thể 
áp dụng
•Để tùy chỉnh, trên tab 
References, trong nhóm Table 
of Contents, nhấp vào Table of 
Contents và bấm vào Insert 
Table of Contents
© IIG Vietnam. 12
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Tạo mục lục (Table of Contents)
© IIG Vietnam. 13
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Tạo mục lục (Table of Contents)
Print Preview Xem trước mục lục với các tùy chọn được lựa chọn.
Web Preview Cách để mục lục xuất hiện trên tài liệu lưu dưới dạng trang web.
Show page 
numbers
Hiển thị số trang với các mục trong mục lục.
Right align page 
numbers
Canh lề số trang ở lề phải.
Tab leader Thêm lựa chọn leader từ mục lục để nhập số trang.
Use hyperlinks 
instead of page 
numbers
Các mục xuất hiện như là siêu liên kết thay vì số trang.
General Chọn định dạng hoặc kiểu bố trí để sử dụng cho mục lục.
Options Chọn Kiểu để sử dụng như là ác mục trong mục lục.
Modify Thay đổi các thuộc tính định dạng cho kiểu để sử dụng.
© IIG Vietnam. 14
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Tạo mục lục (Table of Contents)
• Thay đổi tài liệu có nghĩa là cập nhật mục lục
•Để cập nhật bảng of nội dung, bấm vào bất cứ nơi nào 
trong mục lục và sau đó:
– Trên tab References, trong nhóm Table of Contents, nhấp 
vào Add Text hoặc Update Table, hoặc
– trong tab ở trên mục lục, chọn Update Table.
© IIG Vietnam. 15
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng Footnotes và Endnotes
• Footnotes
– Các tham chiếu ở phía dưới của trang, nhưng có thể được đặt 
trực tiếp bên dưới văn bản
– Mỗi số đánh dấu tham chiếu, được khởi động lại trên mỗi trang
– Trên tab References, trong nhóm Footnotes, chọn Insert 
Footnote
• Endnotes 
– Thông thường ở cuối của các tài liệu hoặc phần trích dẫn tài 
liệu tham chiếu
– Trên tab References, trong nhóm Footnotes, bấm Footnotes 
& Endnote Dialog Box Launcher và sau đó nhấp vào 
Endnotes
© IIG Vietnam. 16
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng Footnotes và Endnotes
• Để tùy chỉnh, trên tab References, 
trong nhóm Footnotes, bấm 
Footnotes & EndNote Dialog Box 
Launcher
– Địa điểm (Location): Chọn mục và vị trí
– Định dạng (Format): Chọn định dạng 
số hoặc đánh dấu tùy chỉnh, bắt đầu từ 
số cụ thể hoặc tiếp tục từ trước
– Áp dụng các thay đổi (Apply changes): 
Áp dụng cho toàn bộ tài liệu hoặc văn 
bản đã chọn
© IIG Vietnam. 17
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng Footnotes và Endnotes
•Để xem văn bản, di chuột trên dấu hiệu tham chiếu 
lưu ý
•Để di chuyển, cắt giảm tham chiếu 
ở vị trí hiện tại và dán ở vị trí mới
•Để xóa, xóa tham chiếu đánh dấu
•Để chuyển đổi, chọn tham chiếu và vào tab 
References, nhóm Footnotes & Endnotes, chọn
Footnotes & Endnotes Dialog Box Launcher sau 
đó bấm nút Convert
© IIG Vietnam. 18
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Bảo vệ tài liệu (Protecting Documents)
• Mật khẩu (Passwords):
– Sử dụng cho các tài liệu nhạy cảm hoặc bí mật
– Có thể bao gồm sự kết hợp của chữ cái, số, khoảng trắng, và biểu tượng
– Không sử dụng tên, vợ, chồng / bạn đồng hành, trẻ em, vật nuôi, 
hoặc biệt danh
– Trộn chữ hoa và chữ thường để bảo mật hơn
– Các mật khẩu càng dài, càng ít cơ hội cho một người nào đó có thể đoán
– Nếu cần thiết phải chia sẻ mật khẩu, thay đổi nó mỗi khi cần phải chia sẻ
– Ghi lại mật khẩu và giữ ở nơi an toàn, hoặc đưa danh sách để một người 
nào đó để giữ cho an toàn
– Để thêm mật khẩu để đọc hoặc sửa đổi tài liệu, nhấp vào tab File, chọn 
Save As, kích Tools trong hộp thoại Save, và nhấp vào General Options
© IIG Vietnam. 19
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Bảo vệ tài liệu (Protecting Documents)
Password to 
Open
Phải nhập mật khẩu 
để mở tài liệu.
Password to 
modify
Phải nhập mật khẩu 
để mở và chỉnh sửa 
tài liệu.
Read-only 
recommended
Có thể mở và chỉnh 
sửa tài liệu, nhưng 
phải lưu với tên khác 
nhau, để lại ban đầu 
nguyên vẹn.
© IIG Vietnam. 20
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Sử dụng mật khẩu (Passwords)
•Để loại bỏ hoặc thay đổi mật khẩu, bạn phải biết 
mật khẩu hiện tại
– Sử dụng thủ tục tương tự như thêm mật khẩu
•Sau đó có thể thay đổi hoặc xóa mật khẩu khi lưu 
tài liệu
© IIG Vietnam. 21
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Đánh dấu là cuối cùng (Mark as Final)
•Đánh dấu tài liệu là cuối cùng cho phép bạn gửi nó 
cho người khác mà không vô tình làm thay đổi
• Tập tin thiết lập tình trạng chỉ đọc
•Để đánh dấu tài liệu là cuối cùng, hãy nhấp vào 
File, trong thể loại Info, chọn Protect Document, 
và sau đó nhấp vào Mark as Final
© IIG Vietnam. 22
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Hạn chế truy cập đến tài liệu
• Mọi người có thể xem xét tài liệu, đưa ra các ý kiến, điền 
vào các biểu mẫu,... nhưng không được sửa đổi nội dung
• Để hạn chế tài liệu, trên tab Review, trong nhóm Protect, 
nhấp vào Protect Document và sau đó nhấp vào Restrict 
Formatting and Editing
© IIG Vietnam. 23
Formatting 
restrictions
Không có thay đổi định dạng, hoặc loại hình cụ
thể của định dạng
Editing 
restrictions
Giới hạn để theo dõi thay đổi, ý kiến, hoặc điền
vào trong các biểu mẫu, hoặc thiết lập ngoại lệ ,
cho những người có quyền truy cập tài liệu chia
sẻ này .
Yes, Start 
Enforcing 
Protection
Sẽ được kích hoạt chỉ sau khi chọn các loại hạn
chế.
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Phục hồi các phiên bản tài liệu
•Word cung cấp công cụ để tự động lưu các 
tập tin để chúng có thể được phục hồi
•Có thể thiết lập Word tự động lưu bản sao 
của tập tin ở khoảng thời gian thiết lập
–Nhấp tab File, nhấn vào Options, nhấn Save và 
làm cho sự lựa chọn thích hợp trong khu vực lưu 
tài liệu
© IIG Vietnam. 24
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Phục hồi các phiên bản tài liệu
© IIG Vietnam. 25
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Phục hồi các phiên bản tài liệu
•Để xem tất cả các phiên bản của tài liệu được 
lưu lại:
– Nhấp vào File với Info được 
lựa chọn, nhấp vào Manage 
Versions và sau đó nhấp vào 
Recover Unsaved Documents, 
hoặc
– Nhấp vào File, chọn Recent và 
sau đó nhấp vào 
Recover Documents chưa được lưu
© IIG Vietnam. 26
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Phục hồi các phiên bản tài liệu
•Nếu tập tin trong danh sách, chọn tập tin để mở nó. 
Sau đó nhấp vào tab File với Info được lựa chọn, 
nhấn Manage Versions
•Thông báo ngay lập tức tập tin chưa được lưu
© IIG Vietnam. 27
Microsoft®
Word 2010 Core Skills
Phục hồi các phiên bản tài liệu
•Khi Word ngừng đáp ứng, nó có thể tự khởi động 
lại hoặc bạn có thể cần phải tắt nó
•Nếu cửa sổ phục (Recovery pane) hồi xuất hiện có 
chứa các tài liệu hoạt động mới nhất, sau đó có thể 
bấm vào tài liệu , từ danh sách
•Bạn cũng có thể xóa 
tất cả các tài liệu 
trong khu vực AutoRecovery
© IIG Vietnam. 28